Компания Cognitive Technologies усовершенствовала «ЕВФРАТ-Документооборот»

Как ни странно, в наш компьютерный век работу с документами невозможно представить себе без беготни секретаря из кабинета в кабинет то для дополнения, то для согласования, то для утверждения того или иного официального документа. К счастью, сейчас в сознании большинства управленцев и рядовых работников укрепляется мысль о необходимости автоматизации документооборота. На нашем рынке представлены самые разнообразные системы управления документами, и компании-разработчики не останавливаются на достигнутом.

Компания Cognitive Technologies 27 августа 2003 г. провела пресс-конференцию, посвященную выходу новой версии системы автоматизации документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот».

О текущей ситуации на российском рынке электронного документооборота и перспективах его развития рассказал директор по маркетингу компании Cognitive Technologies Николай Никольский, отметивший, что чуть более года назад в результате развития системы «ЕВФРАТ-Office» (ныне — «Электронный Архив ЕВФРАТ») появилась система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая сегодня стала своеобразной визитной карточкой компании Cognitive Technologies.

Новые возможности системы «ЕВФРАТ-Документооборот» были представлены в докладе руководителя направления электронного документооборота компании Cognitive Technologies Михаила Потапенко, а демонстрацию новой версии провел руководитель сервисного центра компании Cognitive Technologies Алексей Чудаков.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет спроектировать и полностью автоматизировать жизненный цикл документов в организациях различного масштаба и сферы деятельности.

У системы «ЕВФРАТ-Документооборот» появились новые возможности.

1. Формирование типовых маршрутов движения документов между сотрудниками.

С помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов» пользователь получает возможность создавать в системе типовые маршруты движения документов внутри организации. Созданные маршруты впоследствии хранятся в БД, их можно редактировать, изменяя как направления передачи данных между исполнителями, так и исполнителей как таковых (или роли пользователей — это также одно из нововведений). В дальнейшем при регистрации в системе нового документа несколькими нажатиями кнопок можно направить документ по одному из ранее подготовленных маршрутов. При этом для документа автоматически создается вся структура поручений и требуемые права на доступ. Улучшенная и упрощенная маршрутизация позволит в 8—10 раз ускорить постановку на обработку документов жестко регламентированной номенклатуры (внутренние кадровые или бухгалтерские документы и различные виды входящей и исходящей корреспонденции).

2. Ведение протокола всех действий пользователей в системе.

Специальная утилита «Сетевые протоколы» позволяет администратору системы документооборота полностью или выборочно отслеживать действия пользователей, что исключает возможность злоупотреблений или нарушений принятого регламента работы с документами.

3. Более гибкая настройка прав доступа пользователей к документам.

В новой версии расширены возможности в области разграничения прав доступа, что позволяет предоставлять пользователю временные права только на срок выполнения поручения, а также создавать роли в организации. На ту или иную роль можно назначать или переназначать разных пользователей, что позволит эффективно решать организационные вопросы с временным или постоянным замещением должностей.

4. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) и средств криптозащиты данных.

Утилита «Параметры криптосистемы» позволяет пользователям заверять электронные документы посредством ЭЦП. Помимо этого, обеспечивается возможность применения криптографического шифрования данных с использованием средств ОС или сертифицированной системы криптографической защиты информации, что полностью исключает вероятность несанкционированного доступа к документам.

5. Удаленная работа с электронными документами посредством Internet/intranet.

При помощи модуля «HTTP-сервер» пользователи системы, находясь вне пределов офиса, могут с помощью Интернета получать всю оперативную информацию о назначенных им поручениях или текущую отчетность по контролируемым процессам. Кроме того, можно получать доступ к самим документам и осуществлять поиск по реквизитам и их комбинациям с указанием диапазонов значений и логических условий.

6. Архив документов системы электронного документооборота.

Модуль «Архивариус» вместе с отдельной БД предназначен для совместной работы с новой версией системы «ЕВФРАТ-Документооборот» в качестве архива документооборота. Архивная система позволит автоматизировать процессы списания и хранения документов, вышедших из оперативного обращения. В совокупности с вышеописанными новыми возможностями системы это позволит построить полностью автоматизированный жизненный цикл документооборота предприятия.

7. Проведение процедуры согласования документов в соответствии с установленными в организации правилами.

В усовершенствованной версии появилась поддержка процесса согласования документа. В распоряжении пользователя теперь есть поручения особого вида, при получении которых уполномоченный участник процесса может ознакомиться с документом и вынести свое решение — согласен он с этим документом или нет. В зависимости от принятого решения определяется дальнейший маршрут движения документа — в частности, документ может пойти дальше по цепочке исполнителей или вернуться обратно на доработку. Это позволяет организовать более эффективное прохождение документов в соответствии с принятым регламентом работы. Совместное использование механизма согласования вместе с графическим дизайнером маршрутов обеспечивает более рациональное управление.

Новые возможности системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют унифицировать выполнение типовых процедур документооборота (после разработки соответствующих регламенту маршрутов регистрация типового документа, отправка его в исполнение и постановка на контроль занимает менее трех минут). Также в среднем на 15—20% по сравнению с предыдущей версией ускоряется процесс согласования документов и более качественно осуществляется контроль исполнительской дисциплины.