Прием наличных платежей от населения в кредитных учреждениях с использованием контрольно-кассовых машин

По решению ГМЭК в 1995 г. была создана Лаборатория эталонных образцов контрольно-кассовых машин (ЛЭО). В ней собраны эталонные образцы всех моделей ККМ, разрешенных к использованию на территории Российской Федерации. ЛЭО производит также проверку моделей ККМ на соответствие Техническим требованиям к электронным контрольно-кассовым машинам.

Одним из основных требований к ККМ является наличие в них фискальной памяти — комплекса программно-аппаратных средств, который обеспечивает ежедневную (ежесменную) некорректируемую регистрацию и энергонезависимое, долговременное хранение итоговой информации о проведенных на ККМ денежных расчетах с населением. Подобные сведения необходимы для правильного исчисления налогов.

В Технических требованиях к фискальной памяти электронных контрольно-кассовых машин определены параметры, которые обязательно должны в ней храниться. Так, после закрытия каждой смены в фискальную память заносятся сумма всех проведенных за смену платежей и общее количество выполненных с помощью ККМ операций. Кроме того, в течение смены в специальные регистры фискальной памяти помещается более подробная информация, включающая суммы за смену по отдельным видам платежей, общую сумму проведенных за день операций сторнирования. По завершении каждой смены и распечатки сменного отчета эти регистры обнуляются.

Фискальные регистраторы

В современных кредитных учреждениях практически все операции выполняются с помощью автоматизированных банковских систем. Поэтому вполне естественно желание совместить проведение платежа в ККМ и его отражение в базе данных АБС. Наиболее удобным представляется проведение платежа в автоматизированной банковской системе и одновременная передача в ККМ команды на его регистрацию. В качестве контрольно-кассовых машин в этом случае идеально подходят так называемые фискальные регистраторы.

Фискальные регистраторы — это контрольно-кассовые аппараты, работа которых целиком управляется посредством команд, посылаемых из подключенного к ним внешнего компьютера (в соответствии с Техническими требованиями фискальные регистраторы не должны использоваться в режиме автономных ККМ). Другими словами, фискальный регистратор представляет собой специализированный банковский принтер, который соединен с платой, содержащей фискальную память. Данный принтер должен иметь возможность печатать:

на квитанцию по платежу;
на чековую ленту;
на контрольную ленту.

Изначально существовало три варианта размещения платы с фискальной памятью при блочной конструкции ККМ:

В корпусе печатающего устройства.
В системном блоке компьютера.
В отдельном корпусе, подключаемом с помощью разъемов к печатающему устройству и к системному блоку компьютера.

Однако в соответствии с Протоколом заседания ГМЭК от 2 июля 1998 г. № 5/43-98 в Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам были внесены изменения. В частности отмечалось, что при блочной конструкции ККМ фискальная память должна размещаться «…под опломбированным кожухом процессорного блока либо блока печатающего устройства платежных документов, накрывающим энергонезависимое оперативное запоминающее устройство, в котором формируются фискальные данные, процессор и память программ управления ФП (фискальной памятью) и печатающим устройством платежных документов. Другие варианты размещения ФП НЕ ДОПУСКАЮТСЯ». Иными словами, установка фискальной платы в отдельном корпусе была запрещена. Поэтому производители фискальных регистраторов, пользовавшиеся таким способом размещения фискальной памяти, вынуждены были изменить конструктивное решение своих продуктов. Теперь они проводят работы по сертификации и внесению в Государственный реестр ККМ новых модификаций своих аппаратов, в которых фискальная плата находится внутри кожуха печатающего устройства.

Еще совсем недавно банки, эксплуатирующие при приеме наличных платежей автономные ККМ, могли приобрести специализированную плату, которая встраивалась в контрольно-кассовую машину и обеспечивала ее связь с персональным компьютером. ККМ, работающие таким способом, называются пассивными системными контрольно-кассовыми машинами. С помощью прикладного программного обеспечения и определенного набора команд можно было управлять работой ККМ, производить платежи и фиксировать при этом операции в фискальной памяти. Такой вариант позволял банкам, не отказываясь от старых моделей ККМ, подключать их к прикладным программам. Затраты на аппаратуру в этом случае сводились лишь к покупке интерфейсных плат. Но в августе 2000 г. на заседании ГМЭК был принят документ, фактически запрещающий использование пассивных ККМ в режиме фискальных регистраторов.

Таким образом, в настоящее время именно фискальные регистраторы наиболее полно отвечают потребностям банков при приеме ими наличных платежей.

Технология использования фискальных регистраторов

Ежедневная работа с кассовым аппаратом начинается с открытия смены. После этого кассир должен пополнить запас наличных денег в кассе (если деньги, используемые для проведения платежей, учитываются отдельно). До момента открытия смены произвести какие бы то ни было операции с помощью ККМ невозможно.

При получении наличных денег от частных лиц, например, при приеме оплаты за коммунальные услуги, контрольно-кассовая машина проставляет оттиск и его копию на соответствующей квитанции, содержащей информацию о платеже; распечатывает данную информацию на контрольной ленте. Сумма данной операции добавляется при этом к общей сумме платежей за день, которая хранится в регистрах фискальной платы, а значение счетчика операций увеличивается на единицу. Общее число проведенных операций, так же как и сумма всех платежей, хранится в фискальной памяти и изменяется в процессе выполнения операций только в сторону увеличения.

Когда деньги приняты, клиенту возвращают квитанцию, по которой производился платеж, с оттиском контрольно-кассовой машины. Копия квитанции с копией кассового оттиска остается у кассира.

Порой возникают ситуации, когда необходимо отменить платеж, уже проведенный через ККМ (например, если обнаружилось, что неправильно задана сумма платежа либо у клиента не хватило денег для того, чтобы произвести платеж). В этом случае на контрольно-кассовой машине выполняется операция сторнирования платежа. При этом распечатывается соответствующий чек, информация о сторнировании выводится на контрольную ленту и запоминается в соответствующем сменном регистре. В ходе сторнирования общая сумма проведенных платежей, хранящаяся в фискальной памяти, не изменяется, а сумма всех операций сторнирования, выполненных за смену, попадает в итоговый сменный отчет.

По завершении смены выпускается отчет за смену «с гашением», в котором отражается содержимое всех регистров, в частности:

общая сумма всех платежей за день;
суммы платежей по разным их видам;
общая сумма всех проведенных в течение смены операций сторнирования.

В Технических требованиях к ККМ содержится перечень полей,
которые обязательно должны присутствовать в итоговом сменном отчете.

После выпуска итогового отчета содержимое «сменных» регистров обнуляется, и смена закрывается.

Далее кассир должен подготовить итоговые отчеты по проведенным платежам, сгруппировать квитанции по платежам в бандероли (в соответствии с расчетными счетами получателей), к каждой бандероли приложить дополнительную квитанцию, содержащую итоговую информацию по документам из данной бандероли. Отчеты, бандероли первичных документов и контрольная лента передаются в бухгалтерию банка для дальнейшей обработки.

В единой системе автоматизации банковских работ документы по коммунальным платежам проходят полный цикл — от формирования первичного документа по платежу до проводок в операционном дне банка и создания платежных поручений для организаций — получателей платежей. После завершения смены во фронт-офисе первичные документы (квитанции) поступают в бухгалтерию банка. Помимо этого, в бухгалтерию передается также информация по проведенным платежам в электронном виде. На базе полученных сведений на рабочем месте бухгалтера формируются сводные документы по платежам, на основании которых далее осуществляются проводки в модуле, автоматизирующем операционный день банка.

Зачастую в соответствии с договором между кредитным учреждением и организацией — получателем платежей банк обязуется помимо финансовых расчетов с получателем предоставлять ему в электронном виде реестры, в которых содержится дополнительная информация по каждому проведенному платежу. Например, телефонная компания может высказать пожелание о регулярной пересылке ей списка платежей по приему оплаты за пользование телефоном с указанием по каждому платежу фамилии плательщика, номера телефона, суммы оплаты. Разным получателям может потребоваться различная информация, разумеется, и формы предоставления данных также могут различаться. В связи со всем этим пользователи банковского программного обеспечения должны иметь возможность настраивать формируемые отчеты для каждого получателя платежей. В частности, включать в них индивидуальный состав дополнительной информации, вводимой при проведении платежа, а также изменять формат выпускаемых реестров.

Полный цикл обработки платежей населения реализован, в частности, в программных комплексах RS-Bank и RS-Retail. Комплекс RS-Retail обеспечивает выполнение всех функций по обслуживанию частных лиц в кредитных учреждениях, в том числе и прием наличных платежей с использованием ККМ, а также контировку первичных документов и формирование сводных документов. Затем соответствующие сводные документы поступают в систему RS-Bank, где на их основе формируются проводки по внутрибанковским счетам и внешние платежи по расчетным счетам организаций — получателей платежей.

Универсальное АРМ кассира

В последнее время в банках наблюдается тенденция к созданию универсальных автоматизированных рабочих мест (АРМ), в которых один и тот же кассир может производить кассовые расчеты с вкладчиками банка, прием коммунальных и прочих платежей от населения, а также валютно-обменные операции. При организации такого рабочего места необходимо соблюдение двух основных условий.

Во-первых, в автоматизированной системе необходимо предусмотреть, чтобы один сотрудник мог выполнять весь перечень названных выше операций. Так, например, реализованное в системе RS-Retail универсальное рабочее место кассира позволяет ему не только производить все указанные действия, но еще и выполнять операции по вкладам населения, с ценными бумагами, лотереями, слитками драгоценных металлов и т. д. Здесь же производятся все операции по работе с ККМ: проведение и сторнирование платежей, открытие и закрытие смены ККМ, распечатка отчетов.

Во-вторых, аппаратное обеспечение должно соответствовать описанному выше режиму работы. Для такой организации АРМ кассира целесообразно применять фискальные регистраторы, которые можно эксплуатировать не только как контрольно-кассовые машины, но и в качестве принтеров для печати как строк в cберегательных книжках, так и распечатки ордеров и прочих отчетов, необходимых при проведении различных операций. В фискальных регистраторах реализован режим «прозрачной печати», при котором распечатанный текст не отражается в фискальной памяти. Злоупотребления, например распечатка кассового оттиска на «подкладном документе» без отражения в фискальной памяти, при этом исключены, поскольку кассовый оттиск должен содержать графический символ — признак фискального режима, а режим «прозрачной печати» позволяет выводить только текстовую информацию и исключает распечатку графических символов. Примером многофункциональных фискальных регистраторов могут служить ККМ «Прим-07Ф» и «АЗИМУТ-EPSON TM-U950РФ», разработанные ОАО СКБ ВТ «ИСКРА», а также «Меркурий-114Ф» производства ООО «ИНКОТЕКС».

Создание универсальных рабочих мест кассиров призвано помочь кредитному учреждению более эффективно использовать человеческие ресурсы. Такая организация работы удобна и клиентам банка, которые для выполнения любой операции могут обратиться к свободному в данный момент кассиру.

Как известно, прием наличных платежей от населения — одна из наиболее часто проводимых в банках операций. В настоящее время нередко можно увидеть очередь, выстроившуюся у окошка операциониста, принимающего коммунальные платежи, и вполне естественно желание, чтобы каждое его действие производилось как можно быстрее. Поэтому очень важно максимально упростить его труд — предоставить возможность удобного и быстрого проведения группы однотипных платежей, найти эффективный способ выбора получателя коммунального платежа из соответствующего справочника и т. д.

Правильный выбор контрольно-кассового аппарата и используемого программного обеспечения — это залог повышения скорости и надежности проведения платежей. Разумеется, при выборе программного обеспечения необходимо учитывать особенности не только процесса проведения самого платежа, но и дальнейшей обработки сформированных при этом документов. Наиболее эффективное решение дают системы комплексной автоматизации банковской деятельности, охватывающей все стадии обработки документов, в том числе и прием наличных платежей с применением контрольно-кассовых машин.