Меньше проблем, меньше затрат — и выше уровень автоматизации документооборота

Большинство российских коммерческих банков традиционно работают с учетными системами автоматизации, обеспечивающими ввод финансовых проводок и выдающими различные формы учетных документов. Вместе с тем современные условия ведения банковского бизнеса требуют от автоматизации гораздо большего: информационные технологии должны, во-первых, повышать эффективность управления и, во-вторых, обеспечивать сокращение издержек за счет уменьшения объема ручного труда. И то, и другое невозможно без внедрения систем автоматизированного документооборота, подходы к созданию которых мы и обсудим ниже.

Два подхода к автоматизации документооборота

Как правило, под системой автоматизированного документооборота понимают программно-аппаратный комплекс, поддерживающий многостадийную обработку документов, например, по схеме: ввод, проверка, исполнение, печать отчета. Реально в банковском бизнесе такая «прямая» концепция автоматизированного документооборота может работать лишь на отдельных участках, поскольку появление в системе новых финансовых документов может приводить к изменениям в других, уже существующих документах, а также автоматически порождать появление третьих документов.

В результате далеко не всегда надежды, возлагаемые банками на приобретаемые ими системы автоматизированного документооборота, оказываются оправданными. В любом случае система требует длительной и тонкой настройки, а ее внедрение может растянуться на годы.

Полноценной альтернативы комплексной системы документооборота не существует, к тому же, как отмечалось выше, задача внедрения такой системы с учетом особенностей банковского бизнеса очень сложна. Ее выбор, внедрение и настройка требуют колоссальных временных, финансовых и интеллектуальных затрат.

Альтернативный подход, способный, по крайней мере частично, решить задачу автоматизации документооборота, состоит во внедрении соответствующих решений на отдельных участках прохождения документов. Преимущества такого подхода очевидны — это безболезненное снятие значительной части проблем при уменьшении затрат. Однако не стоит забывать, что решения, на которые делается ставка в этом случае, должны обеспечивать сохранение инвестиций. Иными словами, то, что вы покупаете сегодня, должно органично интегрироваться в систему, которую вы, возможно, будете создавать завтра.

Одним из вариантов автоматизации отдельных участков документооборота в любой организации, в том числе и коммерческом банке, является приобретение недорогих универсальных систем, способных решать проблемы первичной обработки документов и интегрирующихся со стандартными же клиентскими приложениями. В этом случае вы моментально снимаете часть проблем, связанных с автоматизацией документооборота, и получаете возможность в дальнейшем интегрировать решение в сколь угодно сложную и специализированную комплексную систему документооборота. В качестве одного из решений такого класса мы рассмотрим серию программных продуктов компании Lexmark — ведущего мирового поставщика систем печати.

Lexmark Document Distributor

Интегрированная система автоматизированного документооборота Lexmark Document Distributor представляет собой прикладной программный комплекс, работающий на многофункциональных устройствах Lexmark и решающий повседневные задачи бумажного и электронного документооборота в любой организации. Комплекс позволяет автоматизировать процессы создания и передачи документов, интегрируя потоки бумажной и цифровой документации, оптимизируя пропускную способность и снижая текущие затраты. Lexmark Document Distributor работает под управлением ОС Windows 2000/NT и гибко настраивается в соответствии с потребностями пользователя.

Комплекс легко встраивается в офисную среду и документооборот, позволяя инициировать различные процедуры обработки документов с рабочей станции пользователя. С помощью Lexmark Document Distributor бумажные документы могут быть легко преобразованы в цифровые форматы (PDF, TIFF, JPEG и др.) и переданы по электронной почте, факсу или протоколу FTP. Электронные копии документов можно сохранять в стандартных форматах офисных пакетов Lotus Notes и Microsoft Exchange. Кроме того, информация может быть передана в любую стандартную базу данных. Расширенная версия Lexmark Document Distributor поддерживает множество различных опций, в частности:

• интеграцию с электронной почтой Lotus Notes;
• интеграцию с электронной почтой Microsoft Exchange;
• архивное хранение в базе данных Lotus Notes;
• архивное хранение в папках Microsoft Exchange;
• интеграцию с базами данных Access, Oracle и SQLServer.

Для Lexmark Document Distributor поставляются также модули оптического распознавания текстов (OCR) и чтения штрих-кодов, что в значительной степени упрощает ввод и передачу многих стандартных документов, например платежных поручений.

Система имеет собственный гибкий язык программирования и удобную среду разработки, что позволяет легко заточить систему под выполнение конкретного цикла обработки документов. Программы Lexmark Document Distributor позволяют пользователю создавать так называемые сценарии — списки операций, которые документ проходит в процессе первичной обработки. Сценарий может создаваться и модифицироваться удаленно, храниться на сервере, а ссылка на сценарий передается любому многофункциональному устройству через сеть. В дальнейшем список имеющихся сценариев может быть выбран пользователем с панели управления устройства или с помощью программного интерфейса — со своей рабочей станции. Затем выбранный сценарий исполняется на сервере. Описанный подход дает возможность удаленного администрирования системы, что является обязательным требованием для организаций с распределенной инфраструктурой, например банков с развитой сетью отделений и филиалов. При этом система имеет полный набор средств шифрования и обеспечивает безопасную передачу информации удаленным пользователям.

Таким образом, использование Lexmark Document Distributor позволяет решить целый класс задач, связанных с автоматизацией документооборота банка, и легко интегрировать созданную систему с имеющимися информационными системами. При этом банк снижает как временн€ые (за счет одновременного выполнения нескольких сложных процессов), так и фактические (за счет сокращения числа «ручных» операций) затраты банка на организацию первичного документооборота. Особенности решения, такие как:

• полная интеграция со стандартными базами данных и офисными приложениями,
• удаленное администрирование,
• автоматизация процессов ввода/вывода документов и
• широкий набор входных и выходных форматов документов,
• позволят в дальнейшем использовать комплекс как часть полнофункциональной системы автоматизации документооборота и с успехом продолжать решать задачи первичного ввода, обработки и печати документов.

В дальнейшем мы поговорим и о других решениях компании Lexmark, обеспечивающих автоматизацию различных участков работы с документами и особенностях их использования в банковском бизнесе.

Более подробную информацию о продукции компании Lexmark можно получить по тел. (095) 232-6798.