Демонстрация АБС в банке: тщательная «примерка» системы или общеознакомительный показ?

Июль — Август 2001

Демонстрация АБС в банке: тщательная «примерка» системы или общеознакомительный показ?

Монополия проводочных систем в банковском бизнесе была нарушена в конце прошлого тысячелетия, когда на свет появились современные системы документооборота, в которых за единицу учета был взят электронный (финансовый или административный) документ. Однако на сегодняшний день одна половина отечественных банков работает на системах, основанных на документообороте, другая (не отрицая преимуществ продукта нового поколения) — продолжает трудиться, используя проводочные системы.

Проводочная система задает банку конкретную и достаточно жесткую технологию работы, в то время как система документооборота отличается гибкостью и настраивается на технологию работы кредитного учреждения. При изменении внутрибанковской или внешней ситуации банк, пользующийся современной АБС, может быстро перенастроить схему своего управления без ущерба для работы с клиентами.

Что касается непосредственно процесса демонстрации проводочных систем, то он достаточно прост. Показ систем документооборота в банке намного сложнее, интереснее и требует определенной подготовки как со стороны разработчиков программного продукта, так и со стороны сотрудников банка.

Последние годы разработчики АБС почему-то обходили молчанием тему показа систем нового поколения, поэтому мы решили восполнить пробел и обратились за информацией к старейшему разработчику автоматизированных банковских систем — компании «ПрограмБанк». В 1993 г. именно эта компания первой в России выдвинула концепцию использования электронного документооборота в качестве основного механизма бизнес-процессов в банковских системах и смогла реализовать ее на практике, создав два широко известных ныне программных продукта — интегрированную банковскую систему «Гефест» и информационную систему управления банковской деятельностью «Новая Афина».

На вопросы журналиста Анны Чижовой о специфике демонстрации современных автоматизированных систем в отечественных банках отвечает Директор по маркетингу и продажам компании «ПрограмБанк» Виктор Вениаминович Абрамов.

Анна Чижова: Давайте начнем наш разговор с конкретной ситуации: банк потратил какое-то время на поиски нужной ему системы, выбрал ее и, естественно, планирует ее посмотреть…

Виктор Абрамов: В данном случае глагол «выбрал» не совсем уместен, потому что до настоящего выбора системы еще очень далеко. Как правило, банк, желающий сменить АБС, рассматривает сразу несколько предложений от компаний-разработчиков и, естественно, знакомится с предлагаемыми ему системами. Но вопрос в том, как он это делает?

Понятно, что приобрести новую систему банк решается только в случае, когда старая по каким-то причинам перестает его удовлетворять. Однако, когда банки обращаются за помощью к разработчикам АБС, они зачастую не в состоянии сформулировать конкретные требования к новой системе, и весь разговор сводится к просьбе приехать в банк и показать какие-нибудь новые разработки.

Конечно, у нас есть готовые сценарии, по которым мы и проводим общеознакомительные демонстрации наших продуктов — показываем общие возможности систем, их общую настройку и структуру, т. е. то, что считаем нужным. Бывает, работаем впустую — демонстрируем систему не в том разрезе (и только лишь потому, что банк не нашел времени заранее сформулировать хотя бы общие пожелания к показу).

На сегодняшний день почти все АБС, представленные на рынке, заявлены как системы, построенные на документообороте. К их числу можно отнести, например, ИБС «Гефест» и ИСУБД «Новая Афина», созданные компанией «ПрограмБанк», систему DiasoftBANKING 5NT компании «Диасофт», систему «БАНК XXI ВЕК» компании «Инверсия» и другие более или менее известные программные продукты. В сфере автоматизации отечественные банки стараются идти в ногу со временем, и это выражается в их стремлении окончательно перейти с проводочных систем на системы, основанные на документообороте. Но, во-первых, наши кредитные учреждения не всегда еще достаточно ясно представляют себе, что такое электронный документооборот, и, во-вторых, не до конца понимают, что этот самый документооборот (т. е. основной механизм построения банковских бизнес-процессов) в разных программных продуктах реализован по-своему. Я думаю, что именно здесь и кроются корни неадекватной оценки современных систем. Мы уже сталкивались с ситуациями, когда банки основывали выбор программного продукта не на качестве и быстродействии его работы, а на своих попытках сравнить его с собственной технологией работы.

Они могли поначалу отвергнуть одну из самых продвинутых систем из-за того, что ее стандартные настройки в чем-то не соответствовали их индивидуальной технологии работы.

К слову сказать, именно во время показов своих систем мы стараемся наглядно продемонстрировать кредитным организациям, что отличительной чертой современных интегрированных банковских систем является как раз возможность их настройки на технологию банка любого масштаба и специализации. И основная ошибка большинства кредитных организаций при выборе новой АБС заключается в неправильном подходе именно к демонстрационному процессу. В этом на сегодняшний день я вижу очень большую проблему.

А. Ч.: Предлагаю в качестве наглядного примера разобрать еще одну гипотетическую ситуацию: автоматизируются все подразделения банка. Как в данном случае будет проходить показ?

В. А.: Развернутый показ, в отличие от стандартной общеознакомительной демонстрации, формируется из нескольких отдельных блоков, автоматизирующих рабочий процесс того или иного банковского подразделения. Все демонстрации начинаются с показа подсистемы «Расчетно-кассовое обслуживание» — альфы и омеги любого банка. Сценарий такого показа обсуждается с главным бухгалтером, начальником ОПЕРУ и руководителем валютного отдела. Во время таких обсуждений и выявляются те особенности настройки системы, которые в достаточной мере отразят технологию работы соответствующих подразделений. Зачастую мы предлагаем свои варианты работы системы, так как банковские служащие, переходя с проводочной системы на систему документооборота, не до конца представляют себе весь комплекс возможностей этого современного продукта.

По описанному мною выше принципу проходят демонстрации других подсистем, настроенных с учетом пожеланий руководителей соответствующих подразделений.

За годы работы наша компания участвовала в огромном количестве тендеров, поэтому могу с уверенностью сказать: банки, которые четко знают, чего хотят, умеют и сформулировать свои требования к системе. Как правило, руководители таких кредитных организаций осознают все минусы своей нынешней системы и понимают, что гораздо удобнее оценивать ту систему, которая уже настроена на конкретную технологию работы. А несерьезное отношение к показу со стороны банковских работников и общая несогласованность действий заказчика и исполнителя никогда еще не давали положительных результатов.

А. Ч.: Сколько времени требуется банку, чтобы познакомиться с новой автоматизированной системой?

В. А.: Стандартный ознакомительный показ системы и демонстрация, которая проходит по совместно разработанному с банком сценарию, отличаются друг от друга, как индивидуальный пошив одежды — от покупки вещей по каталогу. В одном случае вам придется провести несколько часов в примерочной, но за терпение вы будете вознаграждены идеально сидящей на вас вещью, в другом случае ничего мерить не придется, только покупка может вас сильно разочаровать.

Ознакомительная демонстрация такой системы, как, например, ИБС «Гефест», занимает от 4 до 8 часов. Для полнофункциональной демонстрации продукта требуется почти целый рабочий день. Что же касается развернутых показов, когда идет примерка системы к конкретным подразделениям (вплоть до демонстрации обработки конкретных типов документов), то они занимают гораздо больше времени — до 5 рабочих дней. В общем, время показа напрямую зависит от заинтересованности банка; со своей стороны, мы готовы демонстрировать систему, пока не будет снят последний вопрос.

А. Ч.: Вы вскользь упомянули о необходимости предварительной подготовки к показу со стороны кредитной организации. Поясните, пожалуйста, свою мысль.

В. А.: Повторю еще раз: качественная демонстрация программного продукта возможна только при условии, что к показу тщательно подготовятся обе стороны — и банк, и компания-разработчик.

Начнем с того, что банк, который готовится к развернутому показу автоматизированной системы, в обязательном порядке должен назначить ответственного за подготовку к демонстрации. Это может быть и начальник подразделения автоматизации, и один из заместителей председателя правления банка, курирующий вопросы автоматизации, и главный бухгалтер, и начальник ОПЕРУ, в общем, сотрудник банка, который будет отвечать за взаимодействие с компанией-разработчиком, за подготовку и проведение показа, за сбор необходимых для демонстрации данных и материалов и за подведение итогов демонстрации.

Мне могут заметить, что я повторяю общеизвестные вещи, что банк, проводящий официальный (открытый или закрытый) тендер, всегда назначает ответственное лицо за его проведение из числа своих сотрудников. На мой взгляд, такой человек должен быть в банке всегда, вне зависимости от того, к какому показу готовится кредитная организация.

Перечислю общие условия, которые необходимо соблюсти банку в случае серьезного подхода к рассмотрению системы документооборота:

• определить необходимый функционал системы;
• предоставить компании-разработчику хотя бы приблизительную схему взаимодействия своих подразделений и попытаться описать свой внутренний документооборот;
• сформировать общие требования к системе (производительность, степень открытости и интегрированности и т. д.);
• самостоятельно составить или затребовать у компании-разработчика подробную программу показа системы;
• сформировать список участников показа и подготовить ключевые вопросы, которые необходимо задать в ходе демонстрации системы.

Пусть вас не пугает столь внушительный список, ведь мы беремся всесторонне помогать банку в течение всей демонстрации, в том числе и в период подготовки к ней. Это наша работа.

Забегая вперед, скажу, что участие кредитной организации в демонстрационном процессе этим не ограничивается. После показа системы банку необходимо будет собрать все отзывы о программном продукте и составить подробный отчет по каждому из продемонстрированных модулей и по системе в целом, чтобы в дальнейшем иметь возможность сравнить ее с другими программными продуктами. К тому же, на основании итоговых отзывов о системе, мы можем определить, остались ли вопросы у руководителей конкретных подразделений и есть ли необходимость в дополнительном показе.

Скажу откровенно: призывая банки как можно серьезнее подходить к процессу демонстрации, мы преследуем и свои корыстные цели. Одна из них понятна без пояснений — хорошо подготовленная и проведенная демонстрация системы, как правило, является залогом ее дальнейшего внедрения. Вторая цель касается непосредственно самих продуктов, точнее, направлений их дальнейшего развития, которые выявляются как раз в процессе показов.

А. Ч.: Можно ли сказать, что перед конкретным показом компания-разработчик проводит небольшое исследование работы банка?

В. А.: Это еще не обследование банка в том виде, в котором понимаем его мы, разработчики, хотя небольшой исследовательской деятельностью на этом этапе заниматься приходится. Банк приглашает к себе нашего постановщика задач и специалиста из отдела внедрения, с тем чтобы предоставить им возможность пообщаться с руководителями банковских подразделений и сотрудниками службы автоматизации.

Во время таких встреч мы получаем необходимую информацию относительно предстоящего показа и попутно рассказываем о возможностях программного продукта. Совместно обсуждаем работу конкретных подразделений банка, описываем решаемые ими задачи, выстраиваем конкретные технологические цепочки, которые должны быть реализованы в системе, в общем, тщательно готовимся к показу. Правда, столь основательная подготовка случается нечасто, но в этом нет нашей вины.

Я снова повторюсь: банк не может, да и не должен, выбирать систему на основании общих впечатлений. В противном случае окажется, что он либо приобретает систему из престижных соображений, либо просто плохо представляет себе, каким именно требованиям она должна удовлетворять в процессе эксплуатации. Кстати, во втором случае я советую откладывать демонстрацию на какое-то время. Банк должен снова проанализировать ситуацию, чтобы ответить на вопрос: «Чего именно я хочу?» Если ответ так и не будет найден, то на помощь придут наши специалисты. У нас в компании высококвалифицированные работники, с которыми можно и нужно говорить, чтобы окончательно определиться.

А. Ч.: Может быть, банки боятся приглашать разработчиков на подобные предварительные исследования из-за боязни утечки информации?

В. А.: Утечка информации исключена. Как известно, все основные секреты находятся в базе данных, а мы на этом этапе с ней не работаем. Правда, бывают случаи, когда банк изъявляет желание рассматривать работу системы с конкретными цифрами, тогда нам предоставляются для конвертации месячные или квартальные данные прошлых периодов и та стандартная информация, которая периодически отправляется в ЦБ и служебной тайны не представляет. Потом надо учитывать и наше чувство ответственности перед банком. Вся полученная нами информация используется только для того, чтобы продуктивно работать с банками, в том числе и во время демонстраций систем. К тому же, поверьте, получить лишнюю информацию в такой закрытой организации, как банк, более чем проблематично.

А. Ч.: Расскажите, пожалуйста, о технической стороне показа. Например, какое оборудование необходимо подготовить банку для демонстрации системы?

В. А.: Здесь опять-таки все зависит от того варианта показа, который выбирает банк. Если говорить о стандартном показе, то в зависимости от количества человек, которые планируют посмотреть систему, может потребоваться большой монитор или проектор с экраном. Другую технику заранее готовить не понадобится — мы приезжаем со своим ноутбуком.

Совсем другое дело, если банк готов основательно и всесторонне смотреть систему. Здесь самым сложным с точки зрения технического обеспечения является демонстрация режимов удаленной работы филиалов и отделений многофилиального банка.

Если для более детального ознакомления с системой банк изъявит желание установить у себя демонстрационную версию системы, то это также потребует дополнительной технической подготовки. По сути дела, демонстрационная версия — это нормальная, полнофункциональная система, отвечающая всем оговоренным с банком требованиям, с одним-единственным отличием — она имеет ограничения по времени действия и по количеству рабочих мест. К примеру, для нормального функционирования демоверсии ИБС «Гефест» достаточно запустить серверную часть системы на любом компьютере (процессор Pentium II или III с тактовой частотой 600—700 МГц, 128—256 Мб памяти, SCSI-шина и свободных 500 Мб на диске) с установленной ОС Win2000/WinNT/Linux. А для установки клиентского приложения подойдет любой компьютер с одной из версий Windows (начиная с Win95).

Банку придется также заранее выбрать компьютеры, на которых будут установлены клиентские приложения. Лучше всего, если это будут машины руководителей подразделений, которые отвечают за выбор новой системы. Связь между сервером и клиентскими компьютерами осуществляется по протоколу TCP/IP.

От выбора системы управления базами данных (СУБД), на которой базируется автоматизированная банковская система, напрямую зависит успешная разработка и эксплуатация последней. В качестве фундамента для ИБС «Гефест» мы использовали СУБД Cache’ — продукт компании InterSystems Corporation. Поэтому-то банк, в котором устанавливается демоверсия системы «Гефест», получает сразу две лицензии на пользование продуктом: одну — от компании «ПрограмБанк», другую — от корпорации InterSystems.

А. Ч.: Правильно ли я поняла — после показа демоверсия системы остается в банке?

В. А.: Да, после нашего показа банк может пользоваться демоверсией в течение всего срока действия лицензий (как правило, мы выдаем их сразу на квартал). Демонстрационная версия системы представляет собой нормально функционирующий продукт со сценарием обработки документов и реализованными настройками, которые были согласованы с банком. К слову сказать, за последние два года те банки, которые перешли на ИБС «Гефест», в обязательном порядке прошли через этот этап — несколько месяцев использовали в работе демоверсию системы.

А. Ч.: А как выглядит подготовка к развернутому показу системы изнутри? Ведь разработчики должны готовиться к демонстрациям продуктов на порядок основательнее финансовых институтов…

В. А.: На подготовку к показу обычно тратится до трех рабочих недель. Работают демонстраторы (сотрудники нашего Учебно-методического центра) и сотрудники отдела внедрения, которые настраивают систему в соответствии со сценарием показа и в обязанности которых входит установка системы в банке. Задействована в показе и наша служба сопровождения. Ведь те два-три месяца, пока банк пользуется демоверсией системы, мы консультируем его сотрудников.

А. Ч.: Как правило, банк, выбирающий новую систему, рассматривает сразу несколько предложений компаний-разработчиков. Как должен поступать банк в такой ситуации — скрывать названия тех компаний, которые приглашаются для показа, или нет?

В. А.: Здесь все зависит от политики банка в данном вопросе. Что же касается непосредственно нас, то не скрою — нам выгодно знать заранее, какая из компаний-разработчиков конкурирует с нами в данном банке. От этого будет зависеть и вид предлагаемой нами системы, и сам процесс демонстрации.

А. Ч.: А выиграет ли банк, если компании-разработчики во время демонстрации своих решений будут ориентироваться друг на друга?

В. А.: Банкам это тоже выгодно, иначе бы они не проводили открытых тендеров. К слову сказать, закрытые тендеры зачастую тоже не соответствуют своему названию — большинство банков не скрывает, какие именно системы им предстоит рассмотреть. Когда открыты все карты, каждая компания-разработчик, зная достоинства и недостатки продуктов своих конкурентов, постарается по-иному расставить акценты в процессе демонстрации своих систем.

А. Ч.: В заключение нашей беседы я хочу предоставить вам возможность просто обратиться к читателям…

В. А.: Выбор новой системы — сложное, длительное и недешевое мероприятие. Поэтому, во-первых, рекомендую банковскому топ-менеджменту изыскивать время для того, чтобы участвовать не только в процессе показа, но и предварительном отборе систем для демонстрации, не перекладывая эту работу исключительно на отдел автоматизации своего банка. Во-вторых, все показы систем должны проходить при непосредственном участии руководителей подразделений банка, и вот почему. Любая современная информационная система ориентирована не только на автоматизацию банковского учета, но и на решение задач управления банком, т. е. призвана анализировать текущее состояние банка и осуществлять всесторонний контроль его деятельности (начиная с отдельного сотрудника и заканчивая банком в целом). Рядовые же сотрудники отделов в силу узкой специализации не смогут адекватно оценить работу системы.

Советую также больше общаться с компаниями-разработчиками, чтобы последние могли получить более полное впечатление не только о текущей деятельности банка, но и перспективах его развития.

Еще один нюанс. Когда банк берет на себя труд описать свои технологические цепочки с тем, чтобы дать возможность разработчику частично настроить систему для развернутого показа, он получает возможность заранее проверить качество предлагаемого программного продукта. Отличительная черта современных систем — быстрота и гибкость настройки на заданную технологию работы. А если производителю так и не удается подготовить свою систему к развернутому показу, то о ее качестве не может быть и речи. Мне с грустью приходится констатировать, что нам известны три факта неудачного внедрения автоматизированных банковских систем — и это у солидных производителей, и только за первые пять месяцев нынешнего года. Причина неудач во всех трех случаях одна — кредитные организации поторопились с выбором системы, основываясь на самых общих впечатлениях от показов.

Для справки
На выбор АБС банк затрачивает в среднем около 6,5 месяцев. За этот период сотрудники банка, отвечающие за выбор системы, проводят на показах от 16 до 72 часов. С июня 2000 г. по июнь 2001 г. 10% российских банков провели тендеры по выбору новой АБС.

», № 7—8 2001