Visa или MasterCard? Карту какой платежной системы выбрать? Кто на свете всех богаче? Анализ роста благосостояния в мире.

Бюджетирование как способ ведения бизнеса и его автоматизация

Процесс бюджетирования

Бюджетирование представляет собой процесс составления и исполнения бюджета (по энциклопедическому определению, бюджет — роспись денежных доходов и расходов государства, предприятия, учреждения на определенный период, утвержденная в законодательном порядке), т. е. документа, содержащего инструкции по формированию, распределению и расходованию ограниченных ресурсов организации. В зависимости от поставленных целей (стратегическое или оперативное планирование) бюджет составляется на различные периоды — год, полгода, квартал, месяц, декаду, неделю и т. д. — и с различной глубиной проработки.

Бюджетирование дает возможность менеджменту постоянно иметь общую картину функционирования организации и ее финансового состояния, прогнозировать финансовый результат, контролировать возможные риски и оптимизировать затраты, ставить перед подразделениями четкие цели по достижению конкретных доходных отметок и анализировать соотношение доходов и расходов в разрезе различных показателей, подразделений и проектов.

По принципу организации данных бюджет представляет собой древовидную иерархическую структуру, в узлах которой находятся агрегированные значения дочерних элементов.

Этапы бюджетирования

Выделим основные этапы бюджетирования и кратко охарактеризуем их с точки зрения обработки информации .

Построение и корректировка бизнес-модели. Важную роль в процессе бюджетирования играет построение формализованной схемы ведения бизнеса, а также прогнозных моделей и различных сценариев развития. Разработку бизнес-модели можно представить как построение различных схем по образованию и расходованию ресурсов, содержащих математическое описание механизма планирования бюджета и связей между его элементами (например, актив всегда должен равняться пассиву).

Эффективность использования бизнес-модели многократно возрастает при интеграции системы бюджетирования с другими аналитическими системами. Так, для анализа разрывов ликвидности и прогнозирования денежных потоков в кредитных учреждениях целесообразно использовать «Модель управления банком» (МУБ) либо аналогичные ей специализированные системы управления активами и пассивами.

Составление бюджета. В общем случае в процессе составления бюджета до служб и подразделений организации доводятся контрольные цифры предполагаемого распределения ресурсов на интересующий период. Эти структуры формируют свои собственные бюджеты (первичные бюджеты), исходя из поставленных целей (скажем, увеличение кредитного портфеля на 20%) и имеющихся в наличии ресурсов, после чего представляют их на согласование и утверждение. Согласованные первичные бюджеты являются блоками, из которых строится проект бюджета всей организации. В интересах последующего контроля прогнозы и планы, на основе которых вырабатываются бюджеты, и их последующие изменения должны сохраняться в системе с обязательной регистрацией ответственного лица. Для соблюдения данного требования, а также в целях обеспечения целостности и непротиворечивости аналитической бюджетной информации за рубежом широко практикуется использование Хранилищ данных (подробнее см. Запорожец З., Элланская Л. Концепция построения информационно-аналитической системы для банковского бизнеса//RS-Club. 2000. № 3/18. С. 64—70). В настоящее время ведутся работы по интеграции системы бюджетирования с информационно-аналитической системой RS-DataHouse, являющейся одним из первых отечественных программных продуктов данного типа.

Этап составления бюджета характеризуется следующими признаками:

Утверждение бюджета. В процессе утверждения происходит урегулирование отдельных статей и перераспределение акцентов. Внешний вид проекта бюджета может существенно измениться по сравнению с исходным. Окончательный его вариант зависит от множества разнородных факторов, в том числе от конъюнктуры рынка, стабильности социально-экономической ситуации, даже от предстоящих отпусков сотрудников и т. д. Результат этой стадии — бюджет организации, принятый на интересующий период.

Поскольку многие факторы (в частности, элементы рыночной конъюнктуры) обычно не удается предсказать на длительные периоды с высокой степенью точности, иногда применяется технология гибкого бюджета, в который заранее заложена возможность изменения в зависимости от динамики тех или иных показателей.

Данный этап характеризуется тем, что проект бюджета, локализованный в одном месте, подвергается различным структурным и количественным преобразованиям, которые призваны привести его показатели в состояние, наибольшим образом соответствующее оптимальному распределению имеющихся ресурсов.

Доведение контрольных цифр. После утверждения проекта бюджета необходимо сообщить обо всех изменениях составителям первичных бюджетов, т. е. довести до них утвержденные контрольные цифры, а при необходимости дать им возможность скорректировать исходные бюджеты. Сущность этого процесса заключается в выделении фрагментов бюджета (по своей структуре и сути они являются первичными бюджетами) и доведении их до нижестоящих структур. Авторы первичных бюджетов приводят их в соответствие с контрольными показателями, корректируя показатели с условием полного распределения ресурса. Задача обработки доведенных сверху показателей заключается в изменении значений ресурсов в узлах бюджетного «дерева» и нижележащей иерархии. Откорректированные первичные бюджеты подразделений и служб снова консолидируются для поддержания бюджета организации в актуальном состоянии.

На этом этапе процесс бюджетирования характеризуется большим количеством операций, связанных с выделением подсхем для автономной работы и последующей их консолидацией в целях проверки на целостность и достоверность данных. По своему назначению это — процесс распределения.

Исполнение бюджета. Исполнение бюджета — наиболее продолжительная и ответственная из всех стадий бюджетирования. Здесь бюджет может претерпевать различные коррективы в зависимости от изменившихся внешних условий или внутренних потребностей: ресурсы перераспределяются и сокращаются, статьи бюджета пропорционально уменьшаются, бюджет изменяется по специально описанным алгоритмам и т. д.

Фактически это — редактирование локализованной в одном месте информации и доведение результатов коррекции до заинтересованных сторон.

Контроль исполнения. Данный этап фактически начинается с момента утверждения бюджета. Поскольку его длительность не определяется календарным сроком бюджета, он может продолжаться достаточно долго. Здесь производится анализ результатов деятельности организации и причин отклонений реального исполнения бюджета от запланированного. На основании итогов этого этапа могут измениться не только ход исполнения бюджета или бизнес-модель, но и направления бизнеса всей организации.

Основная функция автоматизированной системы на данном этапе — формирование различных аналитических отчетов о ходе исполнения бюджета.

Документооборот

Общий случай бюджетирования можно изобразить на схеме и описать в терминах документооборота. На рис. 2 представлена диаграмма потоков данных, составляющих основу процесса бюджетирования. Они даны в упрощенном виде, в частности, не показаны сервисные функции и операции заключительного этапа, наступающего после полного исполнения бюджета. Этот этап связан с архивированием информации для дальнейшего использования при составлении последующих бюджетов или в ходе различных проверок.

Рис. 2. Схема процесса бюджетирования

На практике реальный процесс может отличаться от изображенного. Так, существует технология, по которой все бюджеты подразделениям спускаются сверху, т. е. фаза составления первичных бюджетов и консолидации отсутствует, а процесс согласования и утверждения носит формальный характер.

Исходя из вышеизложенного, можно констатировать, что основными функциями информационной системы бюджетирования являются:

Дмитрий Федотенко, Владимир Севриновский

Статьи, интервью, публикации