Бланки, формы, документы

Компании, активно работающие с клиентами и обрабатывающие по каждому клиенту значительный объем информации, постоянно сталкиваются с необходимостью заполнения различных типовых форм и печати документов на различных бланках. Банки, в особенности розничные, относятся к числу организаций, особенно перегруженных формами и бланками. Только во фронтофисной части банковских операций число различных форм входящих и исходящих документов может исчисляться сотнями. Кроме того, любые изменения внешней нормативной базы или внутренних регламентов банка, появление новых финансовых продуктов и другие, довольно частые события приводят к необходимости замены форм или внесения в них изменений. Если же речь идет о территориально распределенном фронт-офисе, насчитывающем десятки и сотни филиалов и отделений, поддержание документооборота превращается в настоящую проблему. Производство, хранение и обращение готовых форм и бланков обходятся очень дорого и, в подавляющем большинстве случаев, просто не оправданы. Бланки, особенно в банковском бизнесе, быстро устаревают и зачастую требуют внесения постоянных изменений. Решать проблему производства и печати форм призваны системы работы с формами документов (электронными бланками), которые могут быть как частью интегрированной системы автоматизации документооборота, так и самостоятельными программными или программно-аппаратными продуктами.

Каким же формальным требованиям должна удовлетворять система работы с электронными бланками?

Во-первых, она должна обладать удобным в обращении и достаточно развитым инструментарием для создания форм и бланков. Во-вторых, она должна поддерживать механизмы удаленной загрузки форм. В-третьих, если речь идет о самостоятельном продукте, система не должна зависеть от используемых в документообороте офисных и прикладных программ. Наконец, хранение и передача форм пользователям должны быть максимально эффективными с точки зрения экономии сетевого трафика, поскольку электронные формы и бланки сами по себе зачастую являются очень емкими документами благодаря наличию логотипов и другой графической информации.

Рассмотрим принципы построения системы работы с электронными бланками на примере программно-аппаратного комплекса Optra Forms, созданного и продвигаемого на корпоративном рынке компанией Lexmark.

Lexmark Optra Forms

Optra Forms — универсальное и предельно простое в использовании средство для работы с электронными бланками, созданное компанией Lexmark в расчете на корпоративных заказчиков, сталкивающихся с большими объемами печати электронных форм: это могут быть банки, страховые компании и пенсионные фонды, медицинские учреждения и т. д. Продукт представляет собой набор инструментов, позволяющих создавать, хранить, обрабатывать и, разумеется, печатать электронные формы практически любой сложности. Любые созданные с помощью системы Optra Forms бланк или форму можно мгновенно обновить, исправив телефон, адрес, номер счета и другую содержащуюся в них информацию.

Одно из важнейших с точки зрения банка качеств системы — простота ее интеграции в существующую систему документооборота. Система Optra Forms может работать с любым компьютером и любой сетевой операционной системой. Ей не требуется специальный сервер и какое-либо промежуточное ПО, обеспечивающее ее стыковку с системой документооборота. В результате разработчикам удалось свести к минимуму время, необходимое для внедрения системы в практическую работу банка.

Для хранения электронных форм не требуются отдельные ресурсы — формы хранятся на самом принтере, где и происходит их фактическое заполнение. Администратор системы или авторизованный пользователь имеет возможность удаленно загружать формы через сеть в любой принтер, а репликации данных, которые в случае сложных форм и бланков могут иметь значительные объемы, не происходит. Таким образом, с точки зрения экономии сетевого трафика система Optra Forms представляет собой идеальное решение. Для хранения электронных бланков компания Lexmark предлагает различные типы носителей, выбор которых зависит в конечном итоге от того, какими принтерами пользуется заказчик и с какими объемами электронных бланков ему приходится иметь дело. В зависимости от модели печатающего устройства речь может идти о модулях флэш-памяти объемом от 1 до 16 Мбайт или жестких дисках объемом более 5 Мбайт.

В состав системы входит удобная программа, позволяющая создавать электронные формы и бланки как с нуля, так и на основе уже имеющихся документов. Программный модуль DataMap предоставляет пользователю возможность применения различных схем размещения данных, а пакет Style позволяет выбрать параметры листа бумаги, подающий лоток принтера и другие условия печати до загрузки формы во флэш-память или на жесткий диск принтера.

После того как форма загружена в принтер, данные для помещения в форму могут быть переданы на него с любого компьютера. Система Optra Forms автоматически разместит полученную информацию в форме и выведет на печать готовый документ.

Помимо основного набора программных модулей Optra Forms компания Lexmark предлагает пользователям ряд дополнительных программных компонентов. Программы Web Filler и Filler for Windows обеспечивают мгновенное заполнение форм, помещая данные в шаблоны, хранящиеся на принтере. Модуль Optra Forms Director предоставляет пользователям дополнительные средства для управления печатными функциями, различными атрибутами печати и т. д. С его помощью можно, например, организовать рассылку выходного файла одновременно на несколько принтеров. Кроме того, модуль Optra Forms Director позволит более эффективно управлять выходом данных, например передать факс с помощью одного из многофункциональных устройств Lexmark.

В заключение необходимо рассказать об еще одной важной особенности системы Optra Forms — возможности вывода на печать штрих-кодированных документов, получающих все большее распространение в банковской практике. Даже в стандартной конфигурации система позволяет печатать штрих-коды довольно широкого диапазона (3 of 9, 2 of 5, EAN-8, EAN-13, JIS-S-UCC, JIS-UCC, UCC-EAN и др.). С применением же дополнительной SIMM-платы Optra Bar Code заказчик получает возможность наносить на печатные документы практически любые штрих-коды.

Итак, если вы придерживаетесь концепции пошаговой автоматизации документооборота и дело дошло до автоматизации печати форм, Lexmark Optra Forms может оказаться подходящим инструментом для решения указанной проблемы в банке любого масштаба и профиля.