Ввод платежных документов без головной боли

Яна Смотряева

Наверняка, многие из вас постоянно сталкиваются с проблемой обработки платежных документов. Эта проблема весьма актуальна не только для банков, но и для торговых компаний, ежедневно вводящих в свою информационную систему сотни и тысячи платежных документов. На решение этой задачи тратится время и силы ваших сотрудников, ведь каждый платежный документ содержит порядка 20 полей, или около 450 знаков. Всего 150 из них — цифры. Пока оператор набирает цифры, процесс двигается достаточно быстро, но как только дело доходит до текстовой части документа, скорость ввода резко снижается. Обычный человек печатает со скоростью около 120 знаков в минуту, у профессионального оператора скорость печати почти в два раза выше — около 200 знаков. В любом случае есть определенный предел, быстрее которого не сможет печатать даже настоящий чемпион по работе с клавиатурой. А при нынешних потоках платежных поручений, проходящих через банки и крупные торговые компании, даже страшно представить, сколько времени уходит у операторов на перевод документации из бумажного вида в электронный. Дабы избежать огромных потерь времени, освободить работников от монотонной работы по перепечатыванию  платежных документов и облегчить жизнь клиенту и себе, многие банки используют в своей работе специализированные системы, такие как, «клиент—банк» и Интернет-банк.

О преимуществах этих технологий много говорили и писали. Системы «клиент—банк» и Интернет-банк действительно и надежны, и удобны, но, к сожалению, ряд объективных обстоятельств препятствует переходу всех клиентов на эти системы. Даже в продвинутой Европе далеко не все платежные документы поступают в банк в электронном виде. В России сегодня значительная часть документов по-прежнему вводится вручную. Конечно, существуют программы, позволяющие ускорить ввод платежных документов, да и банковское программное обеспечение настроено под максимально быструю набивку информации. Но это еще не позволяет значительно сократить затраты времени.

В этой ситуации все больше и больше банков выбирают более эффективный способ борьбы с потоками бумажных документов, внедряя систему автоматизации ввода платежных поручений с помощью сканера и специализированного программного обеспечения, основанного на технологии оптического распознавания. Фактически это некий средний вариант между традиционной системой обработки платежной документации с использованием ручного труда и продвинутыми безбумажными технологиями типа «клиент—банк». На сегодняшний день наиболее интересная, удобная в использовании и эффективная разработка такого типа принадлежит компании ABBYY. Это система автоматического ввода платежных документов FineReader Bank. С его помощью ежедневно вводятся сотни тысяч платежных документов более чем в 100 банках по всей России.

Для клиента внедрение такой системы проходит совершенно незаметно. Все перемены происходят внутри банка и не видны невооруженному глазу клиента. Решение проблемы перевода информации из бумажного в электронный вид берет на себя система автоматизированного ввода документов. Банк устанавливает у себя сканер и FineReader Bank, и уже не человек занимается вводом в компьютер платежных документов (тратя на каждый от полутора до трех минут). Теперь они автоматически сканируются и обрабатываются системой FineReader Bank, и на ввод одного документа уходит до 10—30 секунд. Вместо монотонной набивки информации из платежных поручений в базу данных, оператор может посвятить себя гораздо более интеллектуальной работе, на которую при обычном режиме может просто не хватать времени — на повышение уровня обслуживания клиента.

Но скорость ввода не единственное достоинство системы — программа может гарантировать, что вся информация, содержащаяся в том или ином платежном поручении, будет занесена в компьютер без ошибок. FineReader Bank осуществляет двойной ввод: сначала программа самостоятельно распознает содержимое документа, а затем оператор, прежде, чем сохранить документ, проверяет и подтверждает правильность ввода ключевых полей. Без этого документ не может быть сохранен. Одним из важнейших достоинств системы FineReader Bank является возможность осуществления кросс-проверок. Программа сверяет сумму прописью и сумму цифрами, соответствие реквизитов банков и предприятий, дату платежа, регулярные выражения и другую информацию (вплоть до проверки орфографии в поле «назначение платежа»). FineReader Bank легко подключается практически к любым внешним базам данных. Благодаря такой системе автоматических проверок практически исключена возможность ошибки. Стоит ли говорить, какие деньги может потерять банк из-за одной-единственной ошибки при вводе платежного документа. Когда вводом информации занимается человек, таких ошибок, пусть крайне редких, очень сложно избежать, ведь человек — не машина. FineReader Bank не устает, точность ввода остается неизменной в течение всего дня. Он одинаково хорошо распознает документы в любую погоду и в любое время суток. Кроме того, FineReader — это программа, которая освобождая людей от рутинной, монотонной работы.

Еще одним важным достоинством системы FineReader Bank является ее гибкость. Банк в первую очередь интересует решение конкретных проблем, связанных с выполнением требований ЦБ, увеличением объема бумажной работы, ужесточением конкуренции на рынке. Банку требуется с наименьшими затратами наилучшим образом обслужить клиента, соблюдая при этом правила, установленные государством. Поэтому важно не просто поставить программу автоматического ввода платежных документов, необходимо интегрировать ее в общую информационную систему банка. Именно поэтому разработчики FineReader Bank сделали ее максимально открытой и настраиваемой, чтобы обеспечить легкость экспорта в любую БИС. «Специальный инструментарий Development Tools позволил легко встроить FineReader Bank в нашу банковскую систему. Благодаря использованию системы FineReader Bank удалось в два раза сократить число сотрудников занимающихся вводом первичных документов», — сказал Петр Дриганец, начальник сектора автоматизации банка «Менатеп» (Воронеж). FineReader может с одинаковым успехом работать как в небольших, так и в крупных банках и расчетно-кассовых центрах. В любом случае срок окупаемости системы не превысит года. Когда FineReader Bank работает в небольшом банке или предприятии, система выглядит предельно просто: один сканер, один компьютер. Если же речь идет о крупной организации, может использоваться система распределенной сетевой обработки, позволяющая обрабатывать тысячи и десятки тысяч документов в день. На сегодняшний день один высокопроизводительный сканер покрывает потребности целого отделения.

Интересен пример внедрения системы автоматизированного ввода платежных документов в Альфа-банке. Впервые Альфа-банк опробовал технологию FineReader в своем санкт-петербургском филиале в 1999 г. Заместитель начальника отдела автоматизации филиала Виталий Огарев так прокомментировал результаты: «В результате внедрения FineReader Bank в 2—3 раза ускорился ввод платежных поручений. Наш филиал растет, у него появляются новые клиенты, соответственно растет и поток документов, которые нам надо обрабатывать. За последний год он увеличился в 2 раза и достиг 1200—1300 документов в день. В прежних условиях нам надо было бы нанимать двух—трех новых операционисток и занимать их рутинной деятельностью по набиванию текстов, то теперь с возросшими задачами справляется один-два сотрудника и FineReader Bank. До внедрения технологии сканирования этим занимались четыре человека». На основании положительных результатов использования FineReader в санкт-петербургском филиале Центральным офисом Альфа-банка, находящимся в Москве, было принято решение о внедрении технологии автоматизированного ввода платежных документов в московских отделениях. Для экспериментального внедрения было выбрано одно из отделений, где специалисты Альфа-банка с помощью консультантов фирмы ABBYY провели интеграцию FineReader в банковскую информационную систему. Тестирование системы в отделении полностью подтвердило результаты внедрения FineReader Bank в Санкт-Петербурге. В результате было принято решение автоматизировать все 19 московских отделений банка. «В октябре 1999 г. система начала внедряться в московских отделениях Альфа-банка. В настоящий момент внедрение системы закончено, и мы уже можем рассказать о первых результатах. Сейчас в среднем 70% платежных документов вводится автоматически. Производительность труда возросла в среднем на 30—40%. С ростом квалификации сотрудников, с «привыканием» их к новой системе надеемся повысить этот показатель до 60%», — поделилась начальник Отдела сопровождения клиентского бизнеса отделения «Ленинский проспект» Ирина Проворнова.

Можно сказать, что на сегодняшний день сочетание безбумажных технологий с FineReader Bank позволяет полностью решить проблему ввода платежных документов. При этом учитываются потребности всех клиентов банка — и крупных и самых мелких — сокращается себестоимость ввода одного документа и повышается точность ввода. То есть, от этого решения выигрывают все — и банкиры и, самое главное, клиенты.