Планирование ресурсов и анализ бизнес-информации

Успешное внедрение систем BI возможно в короткие сроки, обычно в течение нескольких месяцев. Вначале сферу применения BI рекомендуется ограничить сравнительно узкими рамками и не расширять их, пока вложенные в BI средства не принесут отдачу. Так, можно начать внедрять BI на отдельных функциональных участках работы (например, сбыт и маркетинг) или в одном из подразделений компании. Для этого необходимо:

• разработать единое непротиворечивое определение элементов или категорий данных для компании в целом и ее информационных систем. Например, термин «покупатель» должен иметь единое определение как для подразделений компании, так и для источников информации, будь то прикладные программы ERP или системы планирования сети снабжения, сбыта и маркетинга или обслуживания клиентов;
• выявить основные хозяйственные и рыночные факторы, влияющие на состояние отрасли, в которой работает компания, и составить четкое о них представление. Организовать хранение данных, получаемых из внешних источников, для последующего сравнительного анализа с текущей информацией. Имея ясное представление о тенденциях в своей отрасли, компании могут более эффективно корректировать свою деятельность, если результаты сбыта продукции оказываются хуже, чем у конкурентов;
• разработать техническое задание для применения систем BI с учетом специфики данной отрасли и технологических процессов компании. Иными словами, необходимо определить технологические процессы, в которых будут применяться программы BI, поскольку, естественно, они будут различными для организаций розничной торговли, промышленных предприятий и оптовиков;
• регулярно осуществлять сбор данных и совершенствовать составление отчетов по динамике изменений отдельных параметров, а также других аналитических материалов. Искать иные источники информации помимо данных ERP. Совершенно недостаточно провести один раз обзор состояния рынка и затем все время ссылаться на него — необходимо постоянно обновлять информационно-аналитические данные. Чем больше стандартов и критериев будет вырабатываться в процессе применения BI, тем более сложным и тонким станет этот инструмент анализа;
• упорядочить выбранные данные с целью облегчить краткосрочный анализ и изучение динамики. Расположить их таким образом, чтобы составить на их основе подробный отчет и провести анализ в разрезе товарных наименований и подразделений. Например, анализируя работу сотрудников отдела сбыта, выделить данные по тем из них, кто обеспечил более 5% валового дохода, а также по тем, кто обеспечил более 5% валовой прибыли;
• обеспечить защиту информации, четко определив, кто конкретно имеет доступ к тем или иным видам данных. Настроить параметры таким образом, чтобы пользователи имели доступ либо к данным ERP, либо к данным BI, а также установить параметры пользователей в целях контроля за доступом к конкретной информации. В таких случаях условия доступа к информации могут существенно отличаться от тех, что обычно предоставляются системами ERP.

Сбор данных из самых разнообразных источников, их систематизация и упорядочение с помощью систем BI являются основой создания комплексной информационной базы, позволяющей руководству компании принимать взвешенные стратегические решения. Продуктивность компании может существенно возрасти, если лица, ответственные за принятие решений, будут иметь доступ к содержательной информации по всем подразделениям при обязательном условии единых определений элементов данных.

Масштабы и сложность внедрения систем BI определяются размерами компании и ее потребностями. Вместе с тем их внедрение относительно проще, чем внедрение программ планирования ресурсов предприятия, поскольку обычно они добавляются к уже установленной системе ERP. Имеющиеся сегодня в продаже системы BI достаточно совершенны и соответствуют потребностям большинства компаний в решении их информационно-аналитических задач. Если компания заранее тщательно спланирует и определит масштабы использования этих программ в своей деятельности, она может рассчитывать на быструю отдачу от вложенных в них средств.

По материалам компании КПМГ.