Эффективная технология управления филиалами банка

В соответствии с Инструкцией Банка России № 65 «О порядке осуществления надзора за банками, имеющими филиалы» от 11 сентября 1997 г. кредитные организации, имеющие филиалы, подвергаются дополнительному контролю. При этом ряд форм (баланс, отчет об ОВП, формы 311, 115, 501 и др.) рассчитываются как по банку в целом, так и по филиалам. Филиалы наравне с главной конторой предоставляют эти формы в территориальные учреждения Банка России по месту их нахождения. В результате, если будет допущено расхождение значений показателей форм филиалов и сводных форм главной конторы, банку грозят штрафные санкции.

Их можно избежать, подготавливая консолидированные отчеты банка и отчеты филиалов из одного источника информации — в главной конторе банка, а затем предоставлять их в соответствующие учреждения Банка России по месту расположения филиалов.

При такой технологии подготовки отчетов расхождение форм отчетности филиалов и консолидированных по банку полностью исключено. В этом и заключается централизованное управление отчетностью филиалов.

Управление бизнесом филиалов

При оценке деятельности филиалов выполняется анализ структуры балансов филиалов и финансовых результатов их деятельности, оцениваются качество и структура клиентской базы филиалов и динамика ее изменения. При принятии управленческих решений учитываются также кадровый состав филиала и его квалификация. Как правило, эта информация, необходимая для принятия решений, предоставляется филиалами главной конторе в виде управленческой отчетности по заранее согласованной форме. Однако кто из управленцев не сталкивался с тем, что столь нужная для работы информация предоставляется не вовремя, а качество и содержание управленческой отчетности филиалов зачастую оставляют желать лучшего. К тому же, подготовка отчетов в филиалах всегда чревата тем, что цифры в их управленческих отчетах могут быть рассчитаны ошибочно или намеренно искажены.

Чтобы решить эту проблему, в главной конторе необходимо не только анализировать информацию о деятельности филиалов, но и подготавливать ее, оставив филиалам лишь задачу безусловного выполнения решений главной конторы и предоставления первичной информации о выполненных операциях.

При централизованном управлении бизнесом филиалов управленческие решения могут подготавливаться более оперативно. При этом качество решений будет значительно выше, поскольку они будут основываться на достоверной информации о деятельности филиалов.

Автоматизация технологии управления филиалами

Современные информационные технологии позволяют добиться высочайшего качества и низкой себестоимости работ при централизованном управлении филиалами. Эти технологии основаны на использовании корпоративного банковского хранилища данных и системы автоматического ежедневного сбора из филиалов первичных данных о выполненных операциях. Они превращают разрозненные «операционные дни» филиалов в единый «операционный день» многофилиального банка и заменяют устаревшие низкопроизводительные способы сбора информации: пересылку бумажных отчетов и факсов, передачу готовых отчетов по электронной почте.

Для того чтобы организовать централизованное управление филиалами, необходимо выполнить четыре условия:

• установить общие для всех филиалов правила работы;
• ежедневно собирать исчерпывающую информацию о деятельности филиалов;
• установить ежедневный контроль исполнения правил работы;
• регулярно проводить оценку деятельности филиалов.

Выполнить все эти условия — реально. Рассмотрим, что для этого необходимо сделать.

• Установка общих для всех филиалов правил работы. Для того чтобы установить минимально необходимые правила работы филиалов, достаточно организовать в главной конторе централизованное ведение нормативно-справочной информации. Для начала необходимо осуществить разработку и поддержку в актуальном состоянии плана счетов всех филиалов — для установки филиалам правил открытия счетов и выполнения проводок. Затем — ведение правил классификации клиентов, видов кредитов, групп риска и т. д. для использования филиалами при документальном оформлении операций. Немаловажной задачей является также ведение справочников видов валют, ценных бумаг, курсов и котировок — для применения филиалами при выполнении операций. Вся эта централизованно установленная информация передается далее в филиалы.
• Ежедневный сбор информации о деятельности филиалов. Филиалы, руководствуясь централизованно разработанной и своевременно им предоставленной нормативно-справочной информацией, выполняют свои операции. С заданной периодичностью, не реже одного раза в день, они передают первичную информацию о своих операциях в главную контору. К первичной информации относятся: карточки клиентов и лицевых счетов, заключенные договора, платежные документы, проводки и т. д. Таким образом организуется сбор информации о деятельности филиалов. Этот процесс, как и передача в филиалы нормативно-справочной информации, должен производиться в автоматическом режиме.
• Контроль исполнения филиалами правил работы. Ежедневный контроль соблюдения правил работы филиалов в условиях эксплуатации банковского хранилища данных не требует значительных усилий, поскольку реализуется автоматический контроль полноты и целостности передаваемой из филиалов информации. Одновременно осуществляется бухгалтерский контроль открытия счетов, выполнения проводок и производится анализ балансов, нормативов и лимитов. При обнаружении ошибок в работе филиалов система оперативно обращает на них внимание ответственных сотрудников главной конторы. Им достаточно теперь только довести информацию о допущенных ошибках для исправления их в филиалах до завершения операционного дня банка. Этот процесс ежедневного контроля можно организовать максимально эффективным образом, если применить специальные методики и автоматические процедуры.
• Оценка деятельности филиалов. Менеджерам банка, ответственным за деятельность филиалов, необходимо сравнивать показатели текущего периода работы филиалов с предыдущими, чтобы видеть — в лучшую или худшую сторону произошли изменения в отчетном периоде по филиалу. Можно также сравнивать результаты деятельности филиалов друг с другом, выполняя их ранжирование по различным показателям деятельности. Обладая всей необходимой информацией, а также аналитическими методиками и специализированными OLAP-средствами, оценку деятельности филиалов можно проводить с любой периодичностью и в любых разрезах данных.

Выгода от применения технологии централизованного управления филиалами

Применение технологии централизованного управления филиалами с использованием банковского хранилища данных повышает общий технологический уровень взаимодействия главной конторы с филиалами, уменьшает зависимость банка от персонала. По отзывам специалистов одного из многофилиальных банков, применяющего технологию централизованного управления филиалами, этот подход позволяет «видеть филиалы как под микроскопом».

Технологичность процесса управления филиалами также обеспечивает снижение операционных издержек в целом по банку. Экономия средств складывается из многих факторов. Во-первых, филиалы освобождаются от подготовки отчетов. Например, при старой технологии одинаковый отчет делается во всех 20 филиалах банка. Это означает, что 20 программистов и 20 бухгалтеров потратили по одному часу, итого 40 человеко-часов. Если этот отчет на основе автоматически собираемых данных выпустить в главной конторе, то трудозатраты на его создание будут в 20 раз меньше. Во-вторых, филиалы не тратят время на ведение нормативно-справочной информации, а она составляет несколько десятков справочников. Филиалы получают их из главной конторы. Дополнительная экономия средств заключается в том, что банк избавляется от штрафов за неаккуратно подготовленную отчетность перед Банком России и налоговыми органами. И наконец, банк не тратит средства на техническое перевооружение филиалов и переучивание персонала. В филиалах может работать любая АБС. При этом требования к ним при централизованном управлении филиалами значительно снижаются.

Рассмотренная технология централизованного управления филиалами уже опробована на практике и доказала свою эффективность. Ряд прогрессивных российских банков, использующих систему «Контур Корпорация» для управления своей филиальной сетью, уже смогли убедиться в эффективности этой технологии.