Автоматизация управленческого учета

Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах деятельности в разрезе необходимых для управления объектов, оперативного принятия на этой основе различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия.

Международный институт дипломированных бухгалтеров управления (CIMA) определяет управленческий учет как предоставление информации, необходимой руководству для таких целей, как:

• выработка политики;
• планирование и контроль деятельности предприятия;
• принятие альтернативных решений;
• раскрытие данных лицам, находящимся вне экономической единицы (акционеры и другие);
• раскрытие данных служащим;
• обеспечение сохранности активов.

Тремя основными целями управленческого учета являются:

• планирование и контроль;
• информационное обеспечение принятия решения;
• определение затрат.

Различия двух учетов — управленческого и финансового

В настоящее время общая бухгалтерия на Западе подразделяется, как правило, на две подсистемы: внешнюю — финансовую и внутреннюю — управленческую (производственную, эксплуатационную). Такое разделение обусловлено различием в целях и задачах внешней и внутренней бухгалтерии.

Хотя подразделение учета на финансовый (бухгалтерский) и управленческий не является абсолютным, и четкой границы между этими частями нет, можно выделить основные критерии деления информации на финансовую и управленческую.

Финансовый учет связан с результатами деятельности, и основными его пользователями в форме финансовой отчетности являются внешние потребители информации (регулирующие органы).

Управленческий учет связан с процессом формирования, контроля и планирования затрат, с выбором управленческих решений, и эта информация доступна только менеджерам предприятия.

Объектом финансового учета, как правило, является банк в целом, а объектами управленческого учета — отдельные подразделения и части предприятия. Для измерения результатов используются денежные показатели в финансовом учете и любые — в управленческом. Финансовый учет регулируется извне предприятия, для него на законодательном уровне разработана система требований, норм, правил и принципов. Управленческий учет — внутреннее дело каждого предприятия. Результаты финансового учета анализируются на регулярной основе (день, месяц, квартал, год), результаты управленческого учета могут быть востребованы в любой момент времени. Данные финансового учета точны и объективны, так как являются оценкой прошлого, данные управленческого учета приблизительны, так как базируются на прогнозах. При всем этом мера точности в управленческом учете 80 — 90% представляется достаточной и разумной для осуществления большинства задач, для которых используются данные такого учета.

Взаимосвязь двух учетов

В практике западного учета применяются два варианта связи между управленческой и финансовой бухгалтериями. Первый вариант — интегрированная система учета: использование прямой корреспонденции счетов управленческой бухгалтерии с контрольными счетами финансовой бухгалтерии, каковыми являются счета расходов и доходов. Второй вариант — автономная система управленческого учета с использованием отраженных, зеркальных контрольных счетов того же наименования.

Методика подсчета производственного результата (прибыли или убытка от реализации продукции, работ, услуг) определяется методикой учета затрат и калькуляции себестоимости. Эти задачи на Западе решаются в системе управленческого учета и являются прерогативой менеджмента предприятия (банка).

Отечественный учет, долгие годы обслуживавший интересы централизованно управлявшейся экономики, представлял и до сих пор в основном представляет собой калькуляционный учет. То есть одной из целей традиционного отечественного бухгалтерского учета было и остается составление точных калькуляций, при этом точность, как правило, определяется полнотой включения в калькуляцию всех издержек отчетного периода.

От учета затрат к системе управления. Информационный аспект

В узком смысле управленческий учет представляет собой систему сбора, регистрации и обобщения информации о таких объектах учета, как издержки и результаты деятельности.

Издержки производства группируются и учитываются по видам, местам их возникновения и носителям затрат. Места возникновения затрат — это структурные подразделения, в которых происходит первоначальное потребление производственных ресурсов. Под носителями затрат понимают виды продукции (работ, услуг) данного предприятия, предназначенные для реализации на рынке (в нашем случае — банковские продукты).

Результаты учитываются также по местам возникновения затрат и по носителям затрат. Например, для банка издержки и результаты естественно учитывать по подразделениям и банковским продуктам.

В процессе сопоставления издержек и результатов и выявляется эффективность производственно-хозяйственной деятельности. Для обеспечения внутрихозяйственных связей между подразделениями предприятия создается система трансфертного ценообразования. Трансфертная цена, также представляющая собой объект управленческого учета, — это цена, которая используется при расчетах между структурными подразделениями предприятия за передаваемые друг другу продукцию, работы и услуги.

Особенностью развития западного учета в современных условиях является его модификация в сложные автоматизированные системы управления предприятиями, важнейшей составной частью которых является управленческий учет.

В основе выбора конкретной методологии управленческого учета лежат различные аспекты управления бизнесом: технология бизнеса в целом и конкретного вида деятельности в частности, нормативная база конкретного вида бизнеса, учетная политика предприятия и правила бухгалтерского учета конкретного вида деятельности. На их основе формируется собственно информационная система управленческого учета, которая представляет собой систему организации, сбора и накопления данных, необходимых для решения конкретной управленческой задачи.

Создание информационной системы управленческого учета может быть представлено в виде нескольких этапов:

• На первом этапе определяются управленческие задачи и происходит формирование управленческих решений.
• На втором этапе определяется, какие данные необходимы для решения этих задач, и разрабатывается система их сбора и представления.
• На третьем этапе производится увязка принятых на первом этапе решений с существующими управленческими решениями, учетной политикой, бухгалтерской практикой и с уже существующими учетными технологиями.
• На четвертом этапе определяются средства реализации управленческого учета и происходит внедрение учетных технологий.

После формирования требований к управленческому учету и определения способов его организации, формируется внешний интерфейс управленческого учета:

• интерфейс с регулярным менеджментом в виде совокупности контролируемых показателей деятельности;
• интерфейс с системой финансового учета в виде учета затрат;
• интерфейс с системой принятия решений в виде совокупности управленческих отчетов.

Естественным образом управленческий учет должен входить в систему управленческой информации (MIS, Management Information System) предприятия. MIS представляет собой систему, созданную компанией для охвата всей информации, необходимой руководству для управления предприятием с максимальной эффективностью. Современные MIS содержат колоссальные объемы разнообразной информации и основываются на технологиях Хранилищ Данных. Системы OLAP (On-Line Analytical Processing) предоставляют средства анализа и визуализации информации, содержащейся в хранилище.

Управленческие задачи в банке

Модель банковского бизнеса в призме управленческого учета

Деятельность банка можно представить как производство и продажу клиентам (в том числе и кредитным учреждениям) банковских продуктов. При таком подходе внутренний анализ деятельности ориентируется на анализ результатов продаж банковских продуктов клиентам и/или группам клиентов и строится на истории взаимоотношений с клиентами, разнообразнейшие данные о которых содержатся в клиентской картотеке.

Взаимоотношения с клиентами регулируются договорами на обслуживание, определяющими условия продажи банковского продукта — суммы, сроки, цены. При продаже сложного банковского продукта в рамках основного договора могут заключаться вспомогательные договоры с клиентом и дополнительные договоры с третьими лицами. В процессе обслуживания договоров осуществляются банковские операции. При осуществлении банковских операций оформляются платежные документы. Все эти бизнес-процессы отражаются в управленческом учете в соответствии с выбранной учетной политикой. Типовым процессам можно сопоставить так называемые шаблоны учета, которые свяжут регистры учета, учетные события и учетные суммы с видами банковских операций и будут служить базой для автоматического ведения учетных записей.

Для анализа деятельности рассматриваются

• Компоненты организационной структуры — подразделения разных уровней иерархии, вплоть до исполнителя.
• Компоненты финансовой структуры — центры финансового учета, продукты.
• Сегменты рынка, определяемые как группы клиентов с одинаковыми значениями базовых атрибутов (бизнес-характеристик).

Характеристики информационной системы управленческого учета

Посмотрим, как можно организовать автоматизированный управленческий учет и построить на этой основе базовые механизмы системы управления банком.

Для осуществления управленческого учета мы предлагаем использовать специальный инструментарий, обеспечивающий многомерный учет по элементам организационной структуры, элементам финансовой структуры и секторам рынка. Информационное поле для управленческого учета формируется ведением широкого набора позиций банка для планирования, анализа и контроля, а мониторинг и управление операционной деятельностью ведется на основе механизма лимитов (ограничений на контролируемые позиции).

В качестве регистров управленческого учета выступают, например, портфели банка и его клиентов, поток денежных средств (отражающий движение активов и пассивов по видам, срокам, с учетом средневзвешенных ставок размещения/привлечения), открытые торговые позиции по инструментам (учитываемые по средним ценам), позиции банка/клиентов для лимитирования и т. п.

Инструментарий многомерного управленческого учета и построенную на его основе систему анализа и оперативного управления бизнес-процессами банка можно реализовать как дополнительную функциональность автоматизированной банковской системы (АБС), поддерживающей операционную деятельность и обеспечивающей бухгалтерский учет банковских операций.

Источниками данных для управленческого учета служат автоматизированная банковская система и подсистема внутренней бухгалтерии.

АБС предоставляет информацию о бизнес-операциях, осуществляемых при покупке/продаже банковских продуктов. Она же является источником данных о результатах деятельности — операционных доходах/расходах.

Очевидно, что только АБС соответствующего класса может служить полноценным источником управленческой информации. Банковская операция (сделка) должна быть зафиксирована в системе с указанием всех значимых параметров. В частности, для информационного обеспечения управленческого учета операции в АБС должны быть помечены кодом продукта, кодом исполнителя и кодом клиента. Параметры операций должны обеспечивать распознавание учетных событий и расчет учетных сумм, определенных для контроля в соответствии с принятой учетной политикой. Естественно, что для такого подробного описания сделки АБС должна содержать большое количество справочников, классификаторов, должна обеспечивать параметризацию и гибкую настройку основных объектов управленческого анализа: банковских продуктов, центров учета, характеристик клиентов/контрагентов и т. п.

Подсистема внутренней бухгалтерии обеспечивает данные о затратах — накладных, неоперационных расходах, которые являются предметом распределения при расчете эффективности работы подразделений, себестоимости продуктов и т. п.

Управленческий учет ведется в разрезах:

• филиалов, подразделений, исполнителей;
• центров финансового учета, продуктов;
• клиентов/контрагентов, а также определенных групп клиентов/контрагентов (сформированных по атрибутам клиентской картотеки).

Процедуры формирования значений учетных регистров обеспечивают:

• учет в различных единицах измерения;
• приведение денежных измерителей к валюте плана/лимита;
• различный характер учета сроков операций (учет по срокам договоров, учет по срокам до погашения/исполнения);
• поддержку иерархии учетных регистров.

Шаблоны управленческого учета связывают регистры учета с бизнес-операциями. Они содержат правила отражения операций в аналитическом учете в соответствии с их (операций) атрибутами и правила расчета значений регистров учета в зависимости от учетного события и учетной суммы. Часть параметров в этих шаблонах изначально не определены. Их конкретные значения задаются в процессе детальной настройки учета или автоматически подставляются из оперативных данных АБС. Для типовых учетных позиций предусматривается реализация стандартных, общепринятых форм.

Использование шаблонов позволяет полностью автоматизировать формирование регистров учета: параметры договора или банковской операции, зафиксированной в АБС, немедленно поступают в систему управленческого учета и их атрибуты проверяются на соответствие шаблонам. Если соответствующие шаблоны найдены, то вызываются процедуры расчетов. Происходит расчет актуального значения регистра учета в зависимости от того, какое учетное событие наступило (дата заключения договора, дата исполнения, дата погашения): производится добавление/вычитание, домножение на коэффициент, отнесение к соответствующему временному периоду учетных сумм (основные суммы контрактов, суммы комиссий, проценты и т. д.).

Базовые технологии управления банком на основе информационной системы управленческого учета

Благодаря информационной системе управленческого учета, службам внутреннего контроля банка в онлайновом режиме доступна информация по текущему состоянию регистров управленческого учета, достижению планируемых значений, использованию лимитов, санкционированию превышения лимитов. Построенная на этой основе система управления банком поддерживает такие функции, как:

• установка целей и ограничений;
• контроль достижения целей;
• контроль соблюдения ограничений.

Установка целей и ограничений осуществляется путем задания плановых значений и лимитов по выбранным для контроля регистров управленческого учета. Контроль осуществляется путем расчета фактических значений соответствующих регистров управленческого учета и сравнения их с наперед заданными значениями. Контроль соблюдения ограничений происходит при вводе операций в операционную систему банка. Превышение лимитов требует санкционирования специально уполномоченным лицом, отсутствие санкционирования приводит к блокировке ввода. Контроль использования лимитов и достижения плановых значений происходит в специальных запросных и отчетных формах, которые устанавливаются на рабочих местах уполномоченных сотрудников банка.

Вариантов реализации описанной схемы ведения автоматизированного управленческого учета существует несколько. Их описанию мы посвятим следующую статью.