Информационная система для формирования сводной отчетности коммерческого банка

Число предоставляемых коммерческим банком отчетных документов в ЦБ РФ велико. Согласно Указаниям ЦБ РФ № 7-Y существует несколько видов предоставляемой коммерческими банками отчетности: ежедневная, еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная и ежегодная (Указание «О порядке составления и предоставления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации» № 7-Y от 24 октября 1997 г.).
Следует принять во внимание, что подготовка обязательной отчетности осложняется частыми изменениями инструкций. Наибольший объем отчетных документов, предоставляемых ЦБ РФ, приходится на предновогодний период, несколько меньший на конец квартала, еще меньший на конец месяца (таблица 2 , рисунок 1).

Большинство кредитных организаций недостаточно внимания уделяют планированию получения как внешних информационных ресурсов, необходимых для формирования отчетных документов, так и внутренних. В основном — вне зависимости от отчетного периода — получение внешней информации происходит в середине дня около 11—12 часов, что зачастую является причиной несвоевременной подготовки отчетного документа.

Таким образом, необходимо составить план получения информационных ресурсов, чтобы, c одной стороны, удовлетворялся критерий своевременности, с другой — оптимальным образом использовались средства сбора, предоставления, анализа и хранения информации.

В настоящее время коммерческие банки получают данные из ЦБ РФ и отправляют сформированные отчетные формы в ЦБ РФ с существенными временными задержками, что вызвано отсутствием утвержденного плана информационного обмена с ЦБ РФ. Прием и отправка документов в основном ведется от случая к случаю. Оптимальным был бы следующий план получения внешних информационных ресурсов ЦБ РФ ( рисунок 2).

Кредитные организации, особенно многофилиальные, недостаточно внимания уделяют оптимизации времени, прошедшего с момента отправки отчетного документа из филиала до момента его получения подразделением сводной отчетности. В основном данный временной интервал колеблется от 30 минут до нескольких часов, что вызвано несовершенной технологией обмена документами Филиал <=> Банк и выбранными методами. Время доставки внутреннего информационного ресурса с момента его отправки до получения должно составлять не более 10 минут.

Для информационного обмена Филиал <=> Банк оптимальным будет следующий план получения банком, а следовательно, отправки филиалом, внутренних информационных ресурсов, необходимых для подготовки отчетности (рисунок 3).

Методы получения, хранения и обработки информационных ресурсов

Рассмотрим методы получения, хранения и обработки информационных ресурсов, используемые в кредитных организациях.

Методы получения внешней информации (рисунок 4):

1. Через курьера — информация на бумажных и электронных носителях.
2. Почта — бумажные носители информации.
3. Электронная почта ЦБ РФ — данные в электронном виде.

Данные на бумажных и электронных носителях с курьером или по почте поступают в Управление делами банка, где происходит распределение информационных ресурсов по подразделениям. В подразделении сводной отчетности информация преобразуется в бумажный вид, анализируется и подшивается в архив.

По электронной почте ЦБ РФ информационные ресурсы поступают в электронном виде в подразделения, отвечающие за информационный обмен с ЦБ РФ (подразделения автоматизации). Электронная почта представляет собой слабо интегрированное программное обеспечение, поставляемое ЦБ РФ и предназначенное для обмена данными с ГУ ЦБ РФ, с ограниченными возможностями автоматизации процесса преобразования полученной информации. Информационный обмен осуществляется вручную. Поступившие информационные ресурсы (информационного, нормативного, правового характера) представляются в электронном виде в подразделения сводной отчетности, программное обеспечение поставляется в подразделение, занимающееся сопровождением программного обеспечения, сотрудники которого инсталлируют полученные программные продукты и обучают сотрудников подразделения сводной отчетности работе с ними. Информационные материалы, полученные подразделением сводной отчетности, переводятся на бумажные носители, анализируются и подшиваются в архив. Программные продукты подлежат архивированию на серверах банка. Данные с Веб-сервера ЦБ РФ практически не используются. Можно отметить, что отсутствие единого подразделения, занимающегося анализом и обработкой информации, поступающей из ЦБ РФ, а также отказ от использования Веб-ресурса являются основными причинами значительных временных задержек в информационном обмене Банк <=> Центральный Банк России.

Методы получения, хранения и обработки внутренней информации (рисунок 5) заключаются в передаче филиалами электронных документов необходимого содержания и формата посредством корпоративной электронной почты подразделению автоматизации. Последнее, в свою очередь, предоставляет информацию подразделению сводной отчетности, которое преобразует их к строго определенному формату, при необходимости переводит полученные отчетные документы на бумажные носители, подшивает в архив и направляет с курьером и/или в электронном виде по электронной почте в ЦБ РФ с помощью ответственного подразделения.

Как видно, в данном случае присутствует совершенно лишнее звено в информационной цепи: подразделение автоматизации, наличие которого существенно увеличивает время прохождения документов между филиалами и подразделением сводной отчетности.

Существует три типовых технологии подготовки коммерческими банками консолидированной отчетности (Егорова Н., Некрасов В. Сводная отчетность многофилиальных банков: проблемы и решения//Банки и технологии. 2000. № 1. С. 17).

1. Онлайн-технология. Отчеты готовятся на основе единой информационной базы, формируемой по данным банка и филиалов, работающих на центральном компьютере в режиме онлайн. Выпуск отчетов может быть осложнен только временем подготовки сводного документа, необходимым  для обработки исходных данных. Если исходная информация без задержек поступает в базу данных, то без проблем решается и задача подготовки отчетности. Техническая реализация данной технологии является наиболее сложной и дорогой, воспользоваться ею могут только наиболее крупные банки.
2. Технология отчет-отчет. Технология выпуска сводной отчетности на основе отчетов установленной формы, подготовленных в филиалах. В данном случае каждый филиал готовит отчет заданного образца, который пересылается для дальнейшей обработки в банк в виде файла. Банк получает информацию, первоначальная обработка которой отнимает у ее сотрудников значительное время. Наиболее перспективной ветвью данной технологии является тот вариант, когда отчетные данные подготавливаются в филиалах в едином формате с использованием электронных таблиц, например MS Excel. Несмотря на то что техническая задача сведения их в общий файл в центральном офисе сложна и требует разработки специальных программных средств, результат достигается быстрее. Однако обе модификации характеризуются нерациональным использованием рабочих ресурсов и неоправданно высокими потерями времени, а следовательно, завышенной стоимостью выполняемых работ.
3. Технология показатель-отчет. Здесь для подготовки сводной отчетности в банк передаются предварительно рассчитанные в филиалах агрегированные показатели. Заданные агрегаты вычисляются в специализированных приложениях автоматизированных банковских систем (АБС), установленных в филиалах, а затем выгружаются в файлы строго определенного формата, которые передаются в центральный офис, где с помощью инструментов загрузки размещаются в базе данных АБС. В заключение с помощью процедур подготовки сводных отчетов формируются отчеты. В большинстве коммерческих банков используется именно этот принцип работы, причем в банке и филиалах могут стоять автоматизированные банковские системы различных производителей.

Основной недостаток технологий — чрезмерная совокупная трудоемкость выпуска отчетов, так как филиалы оказываются перегружены второстепенными задачами выпуска, проверки и передачи предварительных данных. Специалисты центрального офиса вынуждены дублировать процедуры выверки отчетных данных и многократно обращаться за уточнениями в филиалы, прежде чем будет сформирован итоговый документ. При этом внедрение новых отчетов, даже в рамках одной автоматизированной банковской системы, приводит к необоснованным потерям сил и времени, так как одинаковые операции по доработке программы выполняются в каждом филиале.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что традиционные решения по автоматизации подготовки сводной отчетности многофилиальных банков не могут в полной мере удовлетворить требования своих потребителей.

Новая концепция состоит в следующем: подготовка сводной отчетности должна проводиться на основе первичных данных и оперативных агрегатов, собранных в единое Информационное Хранилище из АБС филиалов в режиме он- или офлайн. Принципиальное отличие этой технологии от традиционных — способ хранения поступающей из филиалов информации. За счет структурированного хранения данных обеспечивается быстрый поиск необходимой информации и, следовательно, высокая скорость формирования любых отчетов, как внешних, так и внутренних. Так как все данные хранятся в центральном офисе, то сотрудники филиалов практически не участвуют в подготовке сводной отчетности, в то же время при использовании единого Хранилища любые изменения законодательной базы легко находят отражение в отчетах и отчетных формах: для этого достаточно один раз внести изменения в программу. Помимо этого, всегда можно провести детальный анализ ситуации, проследить тенденции и проконтролировать любой аспект деятельности как филиала, так и банка в целом.

Несмотря на описанные выше преимущества технологии, ее техническое решение пока остается очень сложным. В настоящий момент решить часть задач описанной выше технологии способны программные продукты компании IBM, реализующие технологии Lotus Domino. Технология Lotus Domino, сочетающая документо-ориентированный характер приложений с мощной коммуникационной компонентой, чрезвычайно эффективными для плохих российских линий связи механизмами репликации территориально-распределенных информационных ресурсов, мощной системой защиты информации, возможностью быстрой разработки и модификации приложений, способна обеспечить стратегическое преимущество.

С учетом сказанного выше оптимальными, на наш взгляд, будут следующие схемы получения, хранения и обработки внешних и внутренних информационных ресурсов (рисунок 6 и рисунок 7).

Обновленные схемы информационного обмена существенно ускорят процесс обработки информации, снизив временные затраты на формирование отчетных документов и предоставление их в ГУ ЦБ РФ.

Персонал для эффективного внедрения и использования информационной системы

В настоящее время получением, обработкой и хранением информационных ресурсов, как внутренних, так и внешних, занимаются различные подразделения коммерческого банка: подразделения автоматизации, подразделения, сопровождающие программное обеспечение, управление делами, курьерская служба, подразделения сводной отчетности и т. д. Должностные обязанности сотрудников данных подразделений часто напрямую не связаны с процессом информационного обмена банка и ЦБ РФ или ответственность за несвоевременное предоставление информации четко не определена. За информационный обмен между коммерческим банком и ГУ ЦБ РФ в основном отвечают сотрудники подразделения автоматизации, отдаленно представляющие потребность подразделения сводной отчетности в том или ином информационном ресурсе. Поиском, сбором и хранением информационных ресурсов соответствующей направленности в большинстве кредитных организаций вообще никто не занимается. Результатом является несвоевременность поступления информационных ресурсов в подразделение сводной отчетности.

В соответствии с предложенными схемами получения, хранения и обработки информации ответственность за поиск, сбор, соответствующую обработку информационных ресурсов, выявление потребности в новых информационных ресурсах сотрудников подразделения сводной отчетности следует возложить на подразделение анализа и обработки информационных ресурсов. На первоначальном этапе достаточно задействовать трех сотрудников с определенным кругом обязанностей. Сбор, поиск информации, выявление новых потребностей в информационных ресурсах — два человека, сопровождение, наполнение информационной базы данных — один человек. Для работников подразделения анализа и обработки информационных ресурсов обязательным является высшее экономическое образование, желателен опыт работы в банковской сфере в подразделениях финансового анализа, знание основ банковского бухгалтерского учета, а также опыт работы с современными банковскими программными продуктами. Необходимо предусмотреть возможность повышения квалификации сотрудников подразделения анализа и обработки информационных ресурсов в областях экономико-финансового анализа и компьютерной грамотности путем направления сотрудников данного подразделения на специализированные курсы.

Особенности внедрения информационной системы

Определив информационные источники, составив планы получения информационных ресурсов, выбрав методы получения, хранения и обработки информации и подобрав персонал, отвечающий за сопровождение системы, необходимо провести ряд организационных мероприятий по вводу системы в эксплуатацию: заключить с ЦБ РФ договоры на поставку информационного обеспечения; сформировать (в случае отсутствия) подразделение анализа и обработки информации или воспользоваться услугами существующего подразделения аналогичной направленности, изменив функциональные обязанности сотрудников; выбрать программный продукт, поддерживающий функции сбора, обработки и хранения информации, или использовать существующее программное обеспечение; определить программные продукты для взаимосвязи пользователей, информационных источников с информационной базой данных, если это не позволяет осуществить информационное хранилище данных (рисунок 8).

В процессе внедрения информационной системы важно создать такие условия работы, чтобы специалисты могли эффективно выполнять свои функциональные обязанности.

В данной работе мы не задавались целью навязать какой-то конкретный программный продукт — это частный выбор самой кредитной организации в соответствии с имеющимися средствами и возможностями. Основной упор был сделан нами на формирование концепции информационной системы для эффективного выполнения подразделением сводной отчетности возложенных на него функций.