Порядок в документах

12 октября 2015 г.

Вы нуждаетесь в том, чтобы создать архив документов организации? Вы погрязли в бумагах и не знаете, как разобраться в них? Такое случается практически с каждой компанией, которая с самого первого дня своего существования не ведет документооборот грамотно и по всем правилам хранения. Но зачастую на первых порах, когда бизнес только начинает развиваться, до этого просто нет дела. Если вы попали в такую ситуацию, то вам помогут услуги профессиональных архивариусов, которые помогут вам разобраться с обилием документов и создать лаконичный, четкий и правильно организованный архив.

С чего же начинаются архивные услуги? Первым делом, специалист разберет все ваши бумаги и проанализирует их. Зачем анализировать? Дело в том, что по закону хранению подлежат только некоторые виды документов, а большинство компаний «на всякий случай» складирует все. Кроме того, каждый вид бумаг хранится определенное количество лет, и это тоже нужно учитывать при составлении архива.

Но бывают и такие случаи, когда часть документов оказывается утерянной. Чаще всего, это не составляет большой проблемы – все можно восстановить, но для этого специалист составит список необходимых для восстановления бумаг и подскажет, куда обратиться.

После того, как все отобрано и восстановлено (а то, что не нужно – уничтожено), наступает момент распределения бумаг по группам и папкам, а затем создается сам архив. Профессиональные компании предлагают собственные папки и короба, в которых весь набор документов будет храниться в полном порядке.

Очень важный момент, с которым должен определиться владелец или директор фирмы – где все это будет храниться. Те компании, которые располагают достаточными площадями и возможностями, могут размесить документы у себя. Для этого нужно выделить специальное помещение, оборудовать его шкафами (желательно несгораемыми) и постараться, чтобы в это помещение не имели доступ не только посторонние, но и сотрудники вашей организации (за исключением ответственного за архив).

Если же вам не хочется осложнять себе жизнь такими проблемами, то вы можете отправить все бумаги в архивохранилище. Такой способ считается самым надежным. Ело в том, что компании, предлагающие подобные услуги строят собственные архивохранилища, оборудованные самыми современными полками и шкафами, а также системами вентиляции, пожарной безопасности и охраны. Таким образом, архив оказывается надежно защищен и от несанкционированных проникновений, и от огня и других стихий, и от таких напастей, как древесные и бумажные жучки, грызуны и т.д.