Услуги, предоставляемые архивными компаниями

14 августа 2019 г.

Любая компания, независимо от сферы своей деятельности, имеет большое количество документации, подлежащей обязательному хранению. С каждым годом работы бумаг становится больше, а разобраться в них становится все сложнее. Документы имеют определенный срок хранения. Обычно он составляет пять лет, но бывают и исключения. Чтобы систематизировать материалы, быстро в них ориентироваться, своевременно находить документы перед плановой или внезапной проверкой, необходимо создать архив. Однако далеко не каждый руководитель может обеспечить наличие свободной площади, которая бы соответствовала всем требованиям, предъявляемым к архиву. В этой ситуации разумнее обратиться в специализированную фирму.

Цены архивных компаний напрямую зависят от спектра предоставляемых услуг. Востребованность услуг объясняется тем, что ведение архива, хранение материалов и выполнение некоторых других операций оказывается непосильным трудом для людей, не имеющих специального образования и подготовки. Соответственно, перед руководителем любого предприятия довольно остро встает вопрос – завести собственную архивную службу или же передать материалы специалистам. И в том, и в другом случае возникнут дополнительные расходы, но при создании своего архива потребуется не только помещение, соответствующее ряду требований, но и обученные люди.

Сотрудники специализированной компании стремятся реализовать индивидуальный подход к каждому заказчику, независимо от объема документов и количества предоставляемых услуг. Специалисты осуществляют обработку и систематизацию документов, оцифровывают их в случае необходимости, создавая тем самым электронный архив, подготавливают материалы к проверке предприятия, следят за сроком хранения документов, подготавливают дела к уничтожению и выполняют утилизацию материалов в соответствии со всеми правилами.

Специалисты архива гарантируют конфиденциальность информации, невозможность ее попадания третьим лицам. Помещение для хранения документов предоставлено с соблюдением температурного режима, уровня влажности, норм пожарной безопасности. Проникновение посторонних в здание полностью исключается, так как здание оборудовано системой видеонаблюдения. Кроме этого, объект охраняется. В случае возникновения форс-мажорных ситуаций специалисты максимально быстро эвакуируют документацию. Соответственно, потеря или порча материалов практически полностью исключена.